Um den Dienstplan übersichtlicher zu gestalten und jedem Mitarbeiter nur die tatsächlich benötigten Informationen anzuzeigen, kannst Du in Papershift Arbeitsbereiche erstellen. In unserem Blog findest Du noch Tipps zur Benennung von Arbeitsbereichen.

Im Kalender oben rechts bei „Arbeitsbereiche“ auf den Pfeil klicken → unten im weißen Feld → Namen des Bereichs angeben → Enter drücken.

Nun ist der Bereich angelegt und alle Mitarbeiter sind diesem Bereich zugeordnet. Wird eine Schicht angelegt, kann der Bereich ab sofort ausgewählt werden. Die Bereiche können auch im Zeiterfassungsindex (Uhr), im Abwesenheitsindex (Schild mit Herz) und im Mitarbeiterindex (Krawattenmännchen) auf diese Art angelegt werden.

Wenn nicht alle Mitarbeiter zu einem Arbeitsbereich hinzugefügt werden sollen, kann der Bereich auch in den Standort-Einstellungen angelegt werden.

Klicke unten links auf das Zahnrad → Standort-Einstellungen → auf den Reiter „Planung“ → bei den Arbeitsbereichen → grüner Button „Arbeitsbereich hinzufügen“ → den Namen des Bereichs festlegen → Speichern.

Du kannst jedem Bereich eine eigene Farbe zuordnen. Klicke bei dem Bereich auf das blaue Zahnrad und wähle die gewünschte Farbe aus. Die Bereiche werden zuerst numerisch und anschließend alphabetisch sortiert.

ACHTUNG: Ist eine Farbe ausgewählt, ist diese dominant! Die Standardfarben rot bei zu wenig belegt und grün bei ausreichend belegt, werden nun nur noch als farbiger Rahmen um die Schichten angezeigt.

Du hast über den Button „In untergeordneten Arbeitsbereich umwandeln“ die Möglichkeit, eine Hierarchie von Arbeitsbereichen (bis zu vier Stufen) zu erstellen.

Wenn Du einen Arbeitsbereich löschst, dem weitere Bereiche untergeordnet sind, wirst Du vor dem Löschen gefragt, ob Du auch alle Unterkategorie löschen möchtest oder nicht.

BEISPIEL: Entwickler (Oberkategorie) → Mobile Team (Unterkategorie von „Entwickler“) → iOS (Unterkategorie von „Mobile Team“) → App „X“ (Unterkategorie von „iOS“)

Im Reiter „Mitarbeiter“ kannst Du festlegen, welche Mitarbeiter dem aktuellen Arbeitsbereich zugeordnet werden soll.

Du kannst über den grünen Schriftzug oben links alle Mitarbeiter hinzufügen oder über den roten Text oben rechts alle Mitarbeiter aus diesem Arbeitsbereich entfernen. Um spezielle Mitarbeiter hinzuzufügen, klicke in das freie Feld und wähle den gewünschten Mitarbeiter aus der Liste aus.

TIPP: In unserem Blog beschreiben wir einige Best Practices zum Thema Standorte und Arbeitsbereiche.