Effektive Workflows zur Optimierung Deines Arbeitsalltags
Workflows in Papershift können Dir helfen, alltägliche Prozesse effizienter zu gestalten und wichtige Aufgaben automatisch zu überwachen. Hier findest Du eine Liste mit hilfreichen Beispielen, die Du nach Belieben anpassen kannst. Wie Du eigene Workflows anlegst, erklären wir Dir hier.
Plan-Ist-Vergleich
Benachrichtigt Dich, wenn der Unterschied zwischen geplanter Arbeitszeit (laut Dienstplan) und tatsächlicher Arbeitszeit (laut Zeiterfassung) größer als 0,5 Stunden ist.
Soll-Ist-Vergleich
Benachrichtigt Dich, wenn der Unterschied zwischen Soll-Stunden (laut Mitarbeiterprofil) und geleisteter Arbeitszeit (laut Zeiterfassung) größer als 0,5 Stunden ist.
Arbeitszeitprüfung
Erkennt automatisch, wenn ein Mitarbeiter länger als 10 Stunden gearbeitet hat. Beachte hierzu bitte die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG §3).
Belegung/Bewerbung entfernt
Erhältst eine Benachrichtigung, wenn ein Mitarbeiter eine Belegung oder Bewerbung für eine Schicht zurückzieht.
Benachrichtigung für Abwesenheiten
Falls es mehrere Bereichs-, Workspace- oder Account-Admins gibt, kannst Du einen Workflow einrichten, der bei bestimmten Abwesenheiten (z. B. Überstundenabbau, Wunschfrei, Krankheit oder Urlaub) eine Benachrichtigung an alle relevanten Personen sendet.
Krankengeld-Anspruch prüfen
Prüft, ob ein Mitarbeiter innerhalb der letzten 52 Wochen an mehr als 30 Tagen krankgemeldet war.
Mitarbeiter hat noch nicht eingestempelt
Benachrichtigt Dich, wenn ein Mitarbeiter zu spät gekommen ist oder vergessen hat, sich einzustempeln.
Workflow-Einrichtung:
- Klicke links auf das Zahnrad → Standort-Einstellungen → Reiter Workflows → Auslöser hinzufügen.
- Lege folgende Regeln fest:
- Überschrift: Freie Wahl
- Datentyp: Zeiterfassung
- Zeitpunkt der Regel-Überprüfung: „Beginn der Zeiterfassung“ auswählen
- Regel: Zeiterfassung mit Status „geplant“
- Aktionen: „Warnung anzeigen“ (Nachricht über die Glocke) oder E-Mail
Wichtig: Dieser Workflow funktioniert nur, wenn der Dienstplan aktiv genutzt wird.
Ruhezeiten
Benachrichtigt Dich, wenn ein Mitarbeiter die gesetzlich vorgeschriebene Ruhezeit von elf Stunden (ArbZG §5) zwischen zwei Zeiterfassungen nicht eingehalten hat.
Aktionen für Workflows
Für jeden Workflow kannst Du festlegen, welche Aktion ausgelöst werden soll:
- Warnung anzeigen (Text individuell anpassbar)
- Web-Request abschicken (Header und Body konfigurierbar)
- E-Mail versenden
- Tag hinzufügen