Mit dem HR Add-on können mithilfe von Dateivorlagen Dokumente erstellt werden, die auf die Daten aus dem Mitarbeiterprofil zugreifen.
Mit dem Add-on Dateivorlagen kann man ganz einfach eine Vorlage für Verträge, Bescheinigungen o.Ä. hochladen und diese automatisch mit den Profilinformationen der Mitarbeiter befüllen lassen. Hierzu können sowohl die Standard-Datensätze aus dem Mitarbeiterprofil (Stammdaten), als auch eigens erstellte Datensätze verwendet werden.
Add-on buchen
Um das HR Add-on nutzen zu können, kannst Du dieses ganz einfach über Deinen Account folgendermaßen dazu buchen:
Klicke auf das Papershift Logo links oben → wähle "Add-ons ansehen" → in der Übersicht klickst Du auf den Reiter "Add-ons" → hier wählst Du "HR".
Datensätze anlegen
Wenn Du zusätzlich zu den bestehenden Stammdaten weitere Datensätze benötigst, kannst Du hier nachlesen, wie Du individuelle Datensätze anlegst.
Dateivorlage erstellen
Um eine Dateivorlage mit den benötigten Variablen zu erstellen, kannst Du OpenOffice oder Word nutzen. Die Formatierung der Platzhalter in der Vorlage unterscheidet sich je nach verwendetem Programm.
Platzhalter in OpenOffice
Das Format für die Standardfelder in den Stammdaten ist: [USER.SCHLÜSSEL]
Eine Auflistung der Standardschlüssel findest Du weiter unten im Artikel.
Das Format für selbst angelegte Datensätze lautet: [DATA_PROFILES.SCHLÜSSEL]
Den Wert des "Schlüssels" legst Du beim Anlegen individueller Datensätze selbst fest.
Platzhalter in Word
Das Format für die Standardfelder in den Stammdaten ist: =user.schlüssel
Eine Auflistung der Standardschlüssel findest Du weiter unten im Artikel.
Das Format für selbst angelegte Datensätze lautet: =data_profiles.schlüssel
Den Wert des "Schlüssels" legst Du beim Anlegen individueller Datensätze selbst fest.
HINWEIS: Für das Verwenden von Platzhaltern in den Dateivorlagen über Word verwendet man Felder vom Typ "MergeField".
Anwendungsfall: Personalakte
Das weitere Vorgehen möchte ich Dir gerne anhand eines realen Beispieles erläutern.
Dafür erstellen wir zunächst eine Dateivorlage für unsere Personalakte. Eine OpenOffice Datei würde in diesem Fall folgendermaßen aussehen:
Personalakte von [USER.USERNAME]
Stammdaten
Name: [USER.USERNAME]
Kürzel: [USER.ABBREVIATION]
Personalnummer: [USER.STAFF_NUMBER]
E-Mail: [USER.EMAIL]
Kontakt
Telefonnummer: [USER.PHONE]
Sonstiges
Arbeitsantritt: [USER.START_OF_WORK]
Ende Probezeit: [USER.END_OF_TRIAL]
Vertragsende: [USER.END_OF_CONTRACT]
Geburtstag: [USER.BIRTHDAY]
Notiz: [USER.NOTE]
Ausstattung
Laptop: [DATA_PROFILES.LAPTOP]
Monitor: [DATA_PROFILES.MONITOR]
Maus & Tastatur: [DATA_PROFILES.EINGABE]
Headset: [DATA_PROFILES.HEADSET]
ACHTUNG: Wenn Du Microsoft Word verwendest, wäre die richtige Formatierung:
Name: "=user.USERNAME"
Diese Datei wird anschließend in den Account-Einstellungen hochgeladen.
Platzhalter für Stammdaten
Die Schlüssel für die Stammdaten im Mitarbeiterprofil sind:
Tabellen können nicht direkt importiert werden.
Name
username
Kürzel
abbreviation
Personalnummer
staff_number
Telefonnummer
phone
Arbeitsantritt
start_of_work
Ende der Probezeit
end_of_trial
Vertragsende
end_of_contract
Notiz
note
Kostenstelle
cost_center
Kostenträger
cost_object
Dateivorlage hochladen
Klicke unten links auf das Zahnrad (Einstellungen) → Account-Einstellungen → Reiter "Dateivorlagen" → Button "Neue Vorlage".
Anschließend kann die Dateivorlage im Mitarbeiterprofil ausgewählt und mit den hinterlegten Daten befüllt werden.
Dateivorlage mit Daten befüllen
Wechsle wieder zurück in den gewünschten Standort → klicke auf das Krawattenmännchen (Mitarbeiterübersicht) links → wähle den Mitarbeiter → Reiter "Vorlagen" → Button "Neues Template".
Im Eingabefeld "Name" kannst Du einen beliebigen Namen definieren. Zum Beispiel: "Personalakte Mitarbeitername Datum". Danach wählst Du die Dateivorlage aus, die Du zuvor hochgeladen hast. Mit einem Klick auf "Fertig" legst Du das Dokument an.
Der grüne Button lädt die ausgefüllte Datei herunter. Über den blauen Button kannst Du den Namen der Datei ändern und mit dem roten Button kannst Du die Datei aus dem Mitarbeiterprofil löschen.
Wie Du siehst, wurde die Dateivorlage automatisch mit unseren Personaldaten ergänzt.
