Häufig gestellte Fragen (FAQ)
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      Erste Schritte mit Dateivorlagen

      Erstelle Dokumente, die automatisch mit Mitarbeiterdaten befüllt werden.

      Einführung

      Mit dem HR-Add-on kannst Du Dokumentvorlagen wie Verträge oder Bescheinigungen erstellen, die direkt auf Daten aus dem Mitarbeiterprofil zugreifen. Es können sowohl Standard-Datensätze aus den Stammdaten als auch individuell angelegte Datensätze genutzt werden.

      Add-on buchen

      Um das HR-Add-on zu aktivieren:

      1. Klicke auf das Papershift-Logo links oben.

      2. Wähle “Add-ons ansehen”.

      3. Gehe zum Reiter “Add-ons” und aktiviere “HR”.

      Datensätze anlegen

      Wenn zusätzliche Datensätze benötigt werden, lies hier, wie Du individuelle Datensätze anlegst.

      Dateivorlage erstellen

      Du kannst Vorlagen in OpenOffice oder Word erstellen. Die Formatierung der Platzhalter unterscheidet sich je nach verwendetem Programm:

      • OpenOffice

        • Stammdaten: [USER.SCHLÜSSEL]

        • Individuelle Datensätze: [DATA_PROFILES.SCHLÜSSEL]

      • Word

        • Stammdaten: =user.schlüssel

        • Individuelle Datensätze: =data_profiles.schlüssel

      Hinweis: Für Word musst Du Felder vom Typ “MergeField” verwenden.

      Beispiel: Personalakte

      So könnte eine Vorlage in OpenOffice aussehen:

      Personalakte von [USER.USERNAME]

      **Stammdaten:**
      Name: [USER.USERNAME]  
      Kürzel: [USER.ABBREVIATION]  
      E-Mail: [USER.EMAIL]  
      ...

      **Ausstattung:**
      Laptop: [DATA_PROFILES.LAPTOP]  
      Monitor: [DATA_PROFILES.MONITOR]  
      ...

      Hinweis für Word: Nutze die Formatierung =user.USERNAME statt [USER.USERNAME].

      Dateivorlage hochladen

      1. Gehe zu den Account-Einstellungen (Zahnrad links unten).

      2. Wähle den Reiter “Dateivorlagen”.

      3. Klicke auf “Neue Vorlage” und lade Deine Datei hoch.

      Vorlage mit Daten befüllen

      1. Wechsel zum gewünschten Standort.

      2. Klicke links auf das Krawattenmännchen (Mitarbeiterübersicht).

      3. Wähle einen Mitarbeiter und gehe zum Reiter “Vorlagen”.

      4. Klicke auf “Neues Template”, wähle die gewünschte Vorlage aus und lege einen Namen für das Dokument fest.
        Hinweis: Du kannst die ausgefüllte Datei herunterladen, bearbeiten oder löschen. Die Vorlage wird automatisch mit den hinterlegten Personaldaten ergänzt.

      Übersicht der Platzhalter für Stammdaten

      Feld Schlüssel

      Name

      username

      Kürzel

      abbreviation

      Personalnummer

      staff_number

      …

      …

      Hinweis: Weitere Platzhalter findest Du hier.

      Falls Du Fragen hast, kontaktiere uns über den Chat direkt in Deinem Papershift-Account.