Früher oder später wird es bei der Dienstplanung auch vorkommen, dass einer Deiner Mitarbeiter verhindert ist. Um dies festzuhalten, gibt es verschiedene Abwesenheitstypen.

Voreingestellte Abwesenheitstypen

Voreingestellte Abwesenheitstypen in den Standort-Einstellungen

In den Standort-Einstellungen (Zahnrad → Standorteinstellungen → Reiter "Abwesenheiten") findest Du alle Abwesenheiten des aktuellen Standortes.
Die vier häufigsten Abwesenheitstypen sind standardmäßig von uns voreingestellt:

  • Krankheit
    Es werden keine Tage vom Urlaubskontingent abgezogen, dem Mitarbeiter werden seine hinterlegten Soll-Stunden für diese Tage verrechnet.

  • Urlaub
    Für jeden Tag, der in den Soll-Stunden angehakt ist, wird dem Mitarbeiter ein Tag seines Urlaubskontingents abgezogen und die Anzahl der hinterlegten Stunden verrechnet. Dementsprechend entstehen hierbei keine Minus-Stunden.

  • Überstundenabbau
    Es erfolgt keine Verrechnung mit dem Urlaubskontingent. Die hinterlegten Soll-Stunden werden als Minus-Stunden gezählt.

  • Wunschfrei
    Es erfolgt keine Verrechnung mit dem Urlaubskontingent. Die hinterlegten Soll-Stunden werden als Minus-Stunden gezählt.

Mit einem Klick auf das blaue Zahnrad neben dem Abwesenheitstyp hast Du die Möglichkeit, diesen zu bearbeiten.

Neuen Abwesenheitstyp erstellen

Über den Button "Neuer Typ Abwesenheit" kannst Du einen individuellen Abwesenheitstyp anlegen.

Eigenen Abwesenheitstypen erstellen

Zunächst vergibst Du in den Grundeinstellungen einen Namen und - falls gewünscht - eine Farbe. Wenn Du eine Farbe auswählst, musst Du jedoch beachten, dass dadurch auch abgelehnte Abwesenheiten dieses Typs im Kalender in der gewählten Farbe dargestellt werden.

Anschließend kannst Du festlegen, ob die Abwesenheit mit dem Urlaubskontingent des Mitarbeiters verrechnet werden soll. Handelt es sich bei der Abwesenheit um eine Art von Urlaub, beispielsweise Betriebsferien, wird automatisch die entsprechende Anzahl an Urlaubstagen bei dem Mitarbeiter abgezogen.

Unter "Auswertungen" kannst Du festlegen, ob und wie die Abwesenheitsstunden verrechnet werden sollen.

  • Soll-Stunden auf Null setzen
    Die Sollstunden werden für den entsprechenden Tag auf null gesetzt und überschreiben den Wert aus dem Mitarbeiterprofil.

  • Abwesenheitsstunden auf Soll-Stunden setzen
    Die Abwesenheitsstunden für den Tag werden mit den Soll-Stunden aus dem Mitarbeiterprofil gleichgesetzt.

  • Abwesenheitsstunden auf Plan-Stunden setzen
    Die Stundenzahl, die der Mitarbeiter laut Dienstplan eingeteilt ist, wird als Abwesenheitsstunden übernommen.

  • Festen Wert verrechnen
    Hier wird für die Abwesenheit ein spezifischer Wert festgelegt, der für alle Mitarbeiter zählt.

  • Mitarbeiterspezifischen Wert verrechnen
    Ein im Mitarbeiterprofil hinterlegter Wert wird für die Abwesenheit verrechnet.

  • n-Wochen Schnitt bei Beginn der Abrechnung verrechnen
    Hiermit kann der 13-Wochen Schnitt verrechnet werden. Du kannst auch eine beliebige andere Anzahl an Wochen angeben.

Unter "Weitere Einstellungen" kannst Du bestimmen, wie Feiertage in der Auswertung verrechnet werden sollen. Sollte diese Option nicht auswählbar sein, musst Du zunächst den Haken bei "Mit Urlaubstagen verrechnen" weiter oben setzen.

Außerdem kannst Du wählen:

  • Wer die entsprechende Abwesenheit auswählen darf

  • Ob Mitarbeiter die Abwesenheit zurücksetzen dürfen

  • Ob der Abwesenheitstyp neuen Mitarbeitern automatisch zugewiesen wird

  • Ob Belegungen, Zeiterfassungen oder Verfügbarkeiten beim Bestätigen einer Abwesenheit entfernt werden sollen

Im Reiter "Mitarbeiter" kannst Du festlegen, welchem Mitarbeiter dieser Abwesenheitstyp zugewiesen ist. Bei Erstellung eines neuen Abwesenheitstyps werden automatisch alle Mitarbeiter hinzugefügt.

Du kannst einzelne Mitarbeiter aus der Liste löschen, indem Du auf das X neben dem Namen klickst. Du hast auch die Möglichkeit, alle Mitarbeiter aus der Liste zu entfernen oder alle hinzuzufügen.

TIPP: Falls Du noch mehr zum Thema Abwesenheitstypen lesen möchtest, empfehle ich Dir unseren Blogartikel "Nützliche Abwesenheitstypen bei der Personalplanung".

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