Mit den Dateivorlagen lassen sich Dokumente automatisch mit den Informationen von verschiedenen Mitarbeitern befüllen. Damit das funktioniert muss ein Dokument erstellt werden, dass uns als Vorlage dient.

Innerhalb der Vorlage werden Platzhalter, also Variablen verwendet um anhand dieser die Mitarbeiterinformationen auszulesen.
Wie Du die Platzhalter, also Variablen nutzt, erklären wir Dir in diesem Artikel.

Dateivorlage mit Word anlegen

Eine Dateivorlage ist ein ganz normales Word Dokument, mit dem Unterschied, dass neben dem Textinhalt auch Platzhalter/Variablen genutzt werden, um das Dokument dann mit den entsprechenden Informationen zu füllen.

Um Platzhalter in Word einzufügen gehst Du folgendermaßen vor:

  • Markiere die Stelle im Dokument, an dem Du die Daten aus dem System auslesen möchtest. Zum Beispiel nach "Name: ".
  • Klicke dann in Word auf den Reiter "Einfügen".
  • Hier findest Du im oberen Bereich Rechts einen Bereich "Text".
  • Dort gibt es eine Dropdown Auswahl für das Element "Feld...".
  • Hast Du dieses ausgewählt gelangst Du zu den Feld Optionen. Unter "Feld auswählen" links im Fenster setzt Du Den Feldnamen auf "MergeField".
  • Mittig im Bereich "Feldeigenschaften" gibst Du unter "Feldname" das korrekte Format mit dem Schlüssel des Datensatzes ein, den Du auch in Papershift angelegt hast. Wenn Du eigene Datensätze angelegt hast, hast Du auch eigene Schlüssel definiert, die jetzt hier eingetragen werden (siehe "Format der Platzhalter" weiter unten). Beispiel: "=user.username".
  • Mit einem Klick auf "OK" legst Du das Feld an.
  • Dieses Feld wird nun von Papershift mit dem Namen des Mitarbeiters befüllt.

HINWEIS: Je nach Word Version kann das Einfügen eines Feldes vom Typ MergeField etwas anders aussehen.

Format der Platzhalter

Es muss immer das gleiche Format bei den MergeFields in Word verwendet werden, damit die Daten korrekt ausgelesen werden können.

Das Format für die Standardfelder lautet wie folgt: "=user.SCHLÜSSEL"

Das Format für alle selbst angelegte Datensätze lautet: "=data_profiles.SCHLÜSSEL"

Dateivorlage mit OpenOffice anlegen

Auch hier wird wieder ein ganz normales Dokument über den OpenOffice Writer erstellt. Neben dem Textinhalt werden Platzhalter/Variablen genutzt, um die Daten von Papershift in das Dokument zu integrieren. Das Format der Platzhalter sieht bei OpenOffice etwas anders aus.

Um also Platzhalter in Deinem OpenOffice Writer Dokument einzufügen gehst Du folgendermaßen vor:

  • Markiere die Stelle im Dokument, an dem Du die Daten aus dem System auslesen möchtest. Zum Beispiel nach "Name: ".
  • Gebe hier nun den Platzhalter/die Variable mit dem korrekten Format und dem Schlüssel des Datensatzes ein, die Du auch in Papershift angelegt hast. Wenn Du eigene Datensätze angelegt hast, hast Du auch eigene Schlüssel definiert, die jetzt hier eingetragen werden (siehe "Format der Platzhalter" weiter unten). Beispiel: "[USER.USERNAME]".
  • Dieses Feld wird nun von Papershift mit dem Namen des Mitarbeiters befüllt.

Format der Platzhalter

Es muss immer das gleiche Format im OpenOffice Writer genutzt werden damit die Daten korrekt ausgelesen werden können.

Das Format für die Standardfelder lautet wie folgt: "[USER.SCHLÜSSEL]"

Das Format für alle selbst angelegte Datensätze lautet:  "[DATA_PROFILES.SCHLÜSSEL]"

Beispiel

In unserem Beispiel haben wir anhand von Standard Datensätzen und benutzerdefinierten Datensätzen eine Dateivorlage erstellt, die uns automatisch in Papershift eine Personalakte erzeugt.
Eine detaillierte Anleitung zur Nutzung der Datensätze findest Du in diesem Artikel:

Erste Schritte mit Dateivorlagen.

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