Wenn die Arbeitsbereiche angelegt sind, können als nächstes Schichten im Dienstplan erstellt werden. Diese können auch als Basis für die Erstellung von Zeiterfassungen dienen.

Es gibt zwei unterschiedliche Arten von Schichten, Einzelschichten und Serienschichten.

Klicke links in der Navigation auf das Symbol „Kalender“ → klicke im Kalender in den Tag, an dem Du die Schicht erstellen möchtest

Nun öffnet sich ein Fenster, indem Du die Schicht definieren kannst:

Hier wählst Du den Arbeitsbereich, gibst die Mindestanzahl an Mitarbeitern für diese Schicht ein und legst das Datum, sowie den Beginn und das Ende der Schicht an. Du kannst zusätzlich auch eine Schichtpause eintragen, diese wird bei der Zeiterfassung via Dienstplan dann auch in der Zeiterfassung festgehalten.

Wenn Du weitere Informationen zu der Schicht hinterlegen willst, kannst Du Tags, Notizen und Dateien hinzufügen, indem Du auf den grauen Text „Felder für Tags und Notizen einblenden“ klickst. Diese werden später auch den Mitarbeitern in ihrem Dienstplan angezeigt.

Mit „Fertig“ speicherst Du die Schicht.

Eine Serienschicht, ist eine normale Schicht, die sich in einem von Dir definierten Rhythmus wiederholt.

Klicke links in der Navigation auf das Symbol „Kalender“ → klicke auf das weiße Zahnrad innerhalb einer Schicht → innerhalb der Schicht auf „Wiederholung anlegen“ klicken

Du kannst die Wiederholung auf diese Weise auch direkt beim Anlegen der Schicht einstellen.

Unter „Regel“ kann definiert werden, in welchem Rhythmus die Wiederholung stattfindet (Täglich, Wöchentlich, Monatlich, Jährlich). Je nach Auswahl stehen Dir anschließend verschiedene Einstellungen zur Verfügung.

Wenn Du möchtest, dass eine Schicht sich jede Woche an bestimmten Tagen wiederholt, wählst Du „Wöchentlich“ und markierst die gewünschten Tage. Du kannst über das Intervall auch einstellen, dass die Schichten sich z.B. nur alle zwei oder drei Wochen an diesen Tagen wiederholen.

Möchte man die Schicht oder Arbeitszeit unendlich laufen lassen, lässt man hier den Haken bei „Nie“ gesetzt. Ansonsten kann auch ein End-Datum oder ein Ende nach X Schichten definiert werden.

HINWEIS: In Deinem Kalender werden die Schichten nur für ein Jahr in die Zukunft angezeigt. Die Planung läuft aber im Hintergrund auch für Wochen in der weiteren Zukunft mit.

Mit „Speichern“ wird die Wiederholung angelegt, anschließend kannst Du die Schicht mit dem Button „Fertig“ speichern.

In der linken Navigationsleiste findest Du auch eine Übersicht über alle angelegten Serienschichten. Klicke dazu auf die drei Punkte → „Serien“

Hier kannst Du über das blaue Zahnrad auch alle Serien bearbeiten.

In diesem Video unserer Videoreihe „Papershift Essentials“ zeigt Dir Michael noch einmal, wie Du die Schichten genau anlegst: