Du hast verschiedene Möglichkeiten Deinen Mitarbeitern den fertigen Dienstplan zukommen zu lassen. Nachfolgend erkläre ich Dir welche verschiedenen Möglichkeiten das sind und wie Du sie nutzen kannst.

Sobald Du alle Schichten im Kalender erstellt und Deine Mitarbeiter eingeteilt hast bzw. Deine Angestellten sich selbstständig für Schichten eingetragen haben, kannst Du den finalen Plan für alle veröffentlichen.

Möglichkeit 1: Dienstplan über die Veröffentlichung im Kalender versenden

Klicke im Kalender auf die Schaltfläche "Aktionen" (drei Punkte) und im Anschluss auf "Plan versenden".

Der Dienstplan wird jetzt veröffentlicht. Zusätzlich kannst Du Deinen Mitarbeitern bei Bedarf eine Nachricht hinterlassen, um ihnen weitere Informationen bezüglich der Dienstplanung zukommen zu lassen.

Möglichkeit 2: Nutze das Mitarbeiterprofil um individuelle Arbeitszeiten zu versenden

In Papershift bieten wir Dir auch die Möglichkeit Deinen Angestellten ihre individuellen Arbeitszeiten per E-Mail zukommen zu lassen.

Und so geht's:

klicke auf das Mitarbeiter-Symbol links in der Menüleiste → wähle anschließend den Mitarbeiter, dem Du die Arbeitszeiten zusenden möchtest → klicke nun auf den Reiter "Belegungen" → klicke hier auf den Button "Als E-Mail an Mitarbeiter/in"

Der jeweilige Mitarbeiter erhält nun alle geplanten Arbeitszeiten per E-Mail.

Möglichkeit 3: Benachrichtigung über Belegungsfenster versenden

Natürlich kannst Du auch alle Mitarbeiter, die für eine bestimmte Schicht eingeteilt sind, auf einmal benachrichtigen. Dies ist mitunter die einfachste Variante.

Und so geht's:

In der Kalenderübersicht, die Schicht wählen, für die Mitarbeiter benachrichtigt werden sollen → nun öffnet sich ein Pop-Up-Fenster mit den Details zur jeweiligen Schicht → klicke jetzt auf "Speichern und Benachrichtigen"

alle eingeteilten Mitarbeiter dieser Schicht werden jetzt benachrichtigt.

Möglichkeit 4: PDF-Datei z.B. per E-Mail an alle Mitarbeiter versenden

Du kannst auch eine PDF-Datei des Dienstplans aus Papershift exportieren und per E-Mail an Deine Mitarbeiter versenden.

So einfach geht's:

Klicke im Kalender auf die Export Button und wähle die gewünschten Einstellungen.

Eine PDF-Datei mit dem ausgewählten Dienstplan wird jetzt erstellt, die Du auf Deinen Computer herunterladen kannst.


TIPP: Zur besseren Strukturierung der Pläne bietet es sich an einen Ordner zu erstellen, in dem Du die Pläne wie folgt ablegst: Jahr-Kalenderwoche (Bsp.: 2019-Kw32). So könntest Du beispielsweise auch einfach einen Link zu einem Ordner in der Cloud oder im eigenen Netzwerk versenden.

Du kannst auch die einzelnen Pläne jetzt einfach per E-Mail an alle versenden.

Damit die oben genannten Möglichkeiten funktionieren, bzw. Du den Dienstplan erfolgreich erstellen und belegen kannst, müssen zuallererst Mitarbeiter erstellt werden.

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