Hast Du das Papershift Professional Paket gebucht, hast Du Zugriff auf die Account Exporte und Importe.

Bei der Importfunktion ist es sehr wichtig, bestimmte Rahmenbedingungen einzuhalten, damit der Import auch funktioniert und nicht fehlschlägt. Auf was Du achten musst und wie der Import genau funktioniert erfährst Du in diesem Artikel.

Die Importfunktion nutzen

Um Dateien zu importieren, gehst Du folgendermaßen vor:

  • Klicke auf das Ebenensymbol (Account-Einstellungen) links unten.
  • Durch Auswählen des Menüpunkts "Account Ex-/Importe" gelangst Du in die Account-Einstellungen in den Bereich "Exporte/Importe".
  • Hochladesymbol gelangst Du in die Übersicht für die Importe.
  • Um einen neuen Import durchzuführen, klickst Du neben den "Aktionen" auf das + Symbol.
  • Nun öffnet sich ein neues Fenster, bei dem Du den Import Typ angibst. Hier hast Du die Auswahl zwischen:   - Verfügbarkeiten - Zeiterfassungen - Metriken - Mitarbeiter - Urlaubskontingente - Schichten
  • Ist der Typ ausgewählt, kannst Du über den "Durchsuchen..." Button die Datei auf Deiner Festplatte auswählen die Importiert werden soll.
  • Um den Import jetzt durchzuführen klickst Du noch auf den Button "Import".
  • Wurde die Datei erfolgreich importiert siehst Du alle Details dazu in der Zeile des entsprechenden Imports in der Übersicht: 
  • Jetzt musst Du nur noch in der Spalte Aktionen über das grüne Häkchen den Import bestätigen und die importierten Informationen werden in Deinen Account übernommen.

Der Import Typ

Der Import Typ spiegelt folgende Daten wieder, die importiert werden können:

  • Verfügbarkeiten
  • Zeiterfassungen
  • Metriken
  • Mitarbeiter
  • Urlaubskontingente
  • Schichten

Jeder dieser Datentypen benötigt ein bestimmtes Format zum importieren, dass abhängig vom Datentyp ist.

Um die Importe korrekt durchzuführen haben wir Dir daher für jeden Datentyp ein Beispiel zum Download mit angehängt. Um dieses herunterzuladen klicke auf den Button:

unter dem gewählten Datentyp um einzusehen, wie die Formatierung genau aussehen muss, damit der Import auch funktioniert.

Editieren der Beispieldatei

Jede Beispieldatei, die Du herunterlädst, enthält mehrere Zeilen, die Dir genau Zeigen, wie die Datei ausgefüllt werden muss. Die Datei zum Datentyp Schichten sieht Beispielsweise so aus:

Nutzt Du diese Datei um Deine Daten zum importieren einzupflegen ist es extrem wichtig auf folgendes zu achten:

  • Die komplette Zeile, in der die Daten zu Beispielzwecken eingetragen wurden, muss gelöscht werden.
    HINWEIS: Diese befindet sich in den meisten Dokumenten in Zeile 2 der Datei.
  • Die komplette Zeile, in der die Erklärungstexte vorhanden sind, müssen aus dem Dokument gelöscht werden.
    HINWEIS: Diese befinden sich in den meisten Dokumenten in Zeile 3 der Datei.
  • Pflege die Daten exakt nach den Beispielvorgaben ein. Ist z.B. ein Datums- oder Zeitformat nicht exakt so, wie im Beispiel beschrieben, wird der Import nicht funktionieren. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.

Fehlerquellen beseitigen

Die meisten Fehler entstehen durch ein falsches Format, das beispielsweise durch copy/paste oder eine automatische Formatierung durch das Programm erfolgt. Daher haben wir Dir hier die häufigsten Fehlerquellen aufgelistet, die den korrekten Import der Daten verhindern:

Datumsformat: Richte Dich hier exakt nach dem Format, dass in der Datei angegeben ist. Steht dort "Jahr-Monat-Tag" oder "JJJJ-MM-TT", ist dieses Format auch strikt zu befolgen.

  • Ein Beispiel für ein korrektes Datumsformat wäre: 2018-04-23Ein Beispiel für ein falsches Datumsformat wäre: 23.04.2018 oder 18-04-23

Zeitformat: Auch bei dem Zeitformat muss sich exakt an das Format in der Datei gehalten werden. Zeitformate sind gewöhnlich im Format "HH:MM:SS" (Stunde:Minute:Sekunde) zu implementieren.

  • Ein Beispiel für ein korrektes Zeitformat wäre: 08:00:00 (für 8 Uhr morgens)
  • Ein Beispiel für ein falsches Zeitformat wäre: 8:00:00 oder 08:00

Datums- und Zeitformat in Kombination: Es gibt Zellen, in die ein Datum und die Uhrzeit eingetragen werden müssen. Hier gilt dann eine Kombination des Datum- und Zeitformats, dass gewöhnlich folgendermaßen implementiert werden muss: "JJJJ-MM-TT HH:MM:SS". Wichtig ist hierbei das Leerzeichen zwischen Datum und Zeit.

Benötigte Daten in Papershift finden

Für einige Zellen benötigst Du bestimmte Informationen aus Papershift. Wo Du diese findest haben wir Dir hier aufgelistet:

company_id

  • Klicke innerhalb der Account-Einstellungen auf den Schraubenschlüssel links unten.
  • Wähle dann den Menüpunkt "Standorte" aus.
  • Fährst Du mit der Maus jetzt über einen Standort, wird Dir im Browser Chrome und Firefox unten links in der URL-Leiste als letzter Ziffernblock deine company_id angezeigt:

working_area_id

  • Klicke innerhalb eines Standortes auf das Zahnrad (Standort-Einstellungen) links unten.
  • Unter dem Reiter "Planung" findest Du ganz oben die Arbeitsbereiche.
  • Fährst Du jetzt mit der Maus über das blau hinterlegte Zahnrad eines Arbeitsbereichs, wird Dir im Browser Chrome und Firefox unten links in der URL-Leiste als letzter Ziffernblock deine working_area_id angezeigt:

user_id

  • Klicke innerhalb eines Standortes auf das Krawattenmännchen (Mitarbeiter) links in der Menüleiste.
  • Wähle in der Mitarbeiterübersicht den Mitarbeiter aus, dessen ID Du benötigst.
  • Innerhalb der URL in der Adressleiste Deines Browsers wird dir jetzt als letzter Ziffernblock die user_id angezeigt:
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