Papershift will Dir dabei helfen, die Dienst- und Mitarbeiterplanung so effizient wie möglich zu erledigen. Dazu kannst Du mithilfe unserer Workflows viele Aktionen Deiner Mitarbeiter automatisch überprüfen und Dir direkt in Papershift eine Warnung anzeigen oder Dich per E-Mail darüber informieren lassen.

Workflow anlegen

Übersicht aller Workflows des aktuellen Standortes

Um einen Workflow anzulegen, klicke in der linken Spalte auf das Zahnrad → Standort-Einstellungen → Reiter „Workflows“ → Button „Auslöser hinzufügen“.

Nun öffnet sich ein neues Fenster, in dem Du nun festlegen kannst, unter welchen Umständen Du eine Benachrichtigung erhalten möchtest.

Beispiel: Einhaltung der Ruhezeiten zwischen Schichten

Zunächst benennen wir unseren Workflow, damit wir später den Überblick nicht verlieren. Ein Workflow besteht aus zwei Teilen:

  • Regel (wann soll Aktion ausgeführt werden?)

  • Aktion (was soll passieren?)

Zur besseren Übersicht sind die Regeln nach unterschiedlichen Typen (Zeiterfassung, Pause, Abwesenheit, Auswertung und Belegung) zusammengefasst. Je nach gewähltem Typ stehen Dir verschiedene Regeln zu Verfügung.

Für unser Beispiel wählen wir den Datentyp Zeiterfassung aus. Du kannst in einem Workflow auch mehrere Regeln überprüfen lassen und festlegen, ob alle Regeln ("UND-Regeln") oder nur mindestens eine der Regeln ("ODER-Regeln") erfüllt werden müssen, um eine Aktion auszulösen.

In unserem Fall genügt jedoch eine einzelne Regel für die Überprüfung. Füge mit einem Klick eine neue Regel hinzu und wähle aus dem Menü „Ruhezeit-Länge“.
Laut Gesetz ist eine Pause von mindestens elf Stunden zwischen zwei Schichten einzuhalten. Wir wollen also benachrichtigt werden, wenn die Ruhezeit eines Mitarbeiters kleiner als elf Stunden ist.

Aktion festlegen

Nachdem Du einen Auslöser definiert hast, kannst Du nun festlegen, was passieren soll, wenn ein Workflow ausgelöst wird. Du kannst Dir beispielsweise eine Warnung anzeigen lassen, mit einem eigenen Text. Über „Speichern“ bestätigst Du und gelangst wieder zurück zur Übersicht.

Folgende Möglichkeiten stehen dabei zur Auswahl:

  • Warnung anzeigen (innerhalb von Papershift über die Glocke in der Navigationsleiste)

  • Web-Request abschicken

  • E-Mail versenden

  • Tags hinzufügen

INFO: Wenn Du als Aktion einen Web-Request ausführst, hast Du die Möglichkeit, sogenannte „Liquid Syntax“ zu verwenden. Unter folgendem Link findest Du die Dokumentation zur Verwendung des Datumsformats.

Natürlich kannst Du auch eine ganze Menge weiterer Workflows erstellen. Einige Beispielfälle haben wir für Dich in einem eigenen Abschnitt gesammelt.

Wenn Du Probleme oder Wünsche hast, ruf uns einfach an oder schreib uns.
Wir helfen Dir gerne weiter.

War diese Antwort hilfreich für dich?