Wenn Du das Abrechnungsmodul nutzt hast Du den Reiter Abrechnung in den Mitarbeiterprofilen.

Zunächst kann eine automatische Abrechnung erstellt werden. Einfach auf den Button "Wiederkehrende Abrechnung erstellen" klicken.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten der Einstellung. Diese sind pro Mitarbeiter und Arbeitsvertrag unterschiedlich. Zwei Möglichkeiten der Einstellung siehst Du hier. Einmal für einen Lohnempfänger und für einen Gehaltsempfänger.

Lohnempfänger, Ist-Stunden werden ausgezahlt bis zu einem maximalen Betrag von 450 €.

Gehaltsempfänger, Soll-Stunden werden ausgezahlt und der Mitarbeiter bekommt ein Bruttogehalt von 2000 €.

Der Stichtag ist oft der 1. im Monat. Zu diesem Tag hin wird die automatische Abrechnung zur Verfügung gestellt. Sie wird in der Nacht vom 30./31. zum 01. erstellt.

Bei "zum" wird meistens der 30./31. eingestellt, da die meisten Abrechnungszeiträume vom 01. bis zum Ende des Monats gehen.

Wenn "des aktuellen Monats" eingestellt ist, dann berücksichtigt die Abrechnung die Daten aus diesem Monat. Ist z.B. zum 31. eingestellt und der Stichtag wäre der 25., dann werden alle Ist-Stunden bis zum 25. berücksichtigt und die Planstunden vom 26. bis 31. verrechnet und ausgezahlt.

Wenn "des Vormonats" eingestellt ist dann berücksichtigt die Abrechnung die Daten aus dem Monat davor. Ist z.B. zum 31. eingestellt und der Stichtag wäre der 01., dann werden alle Ist-Stunden bis zum 31. berücksichtigt, verrechnet und ausgezahlt.

Immer am Stichtag wird automatisch eine Abrechnung pro Monat erstellt. Dabei wird eine Exceldatei und verschiedene DATEV-kompatible Dateien erstellt.

Unter dem Punkt Abrechnungen sind alle bisher erstellten Abrechnungen aufgelistet.

Der Stichtag stellt den Tag dar, an dem die Abrechnung automatisch oder manuell erstellt wurde.

Leistungszeitraum ist der individuelle Abrechnungszeitraum.

Startsaldo zeigt die nicht ausgezahlten Überstunden von dem Monat auf.

Die Stunden im Abrechnungs-Zeitraum sind die gearbeiteten Stunden in dem Monat der erstellten Abrechnung.

Die ausgezahlten Stunden stellen die abgerechneten/ausgezahlten Stunden in diesem Zeitraum dar.

Am Endsaldo sind die zu viel gearbeiteten Stunden welche nicht ausgezahlt wurden zu erkennen. Endsaldo ist meistens auch das Startsaldo von der nächsten Abrechnung. Wurden Änderungen an z.B. Zeiterfassungen, Auswertung oder Abwesenheiten (bestätigt oder abgelehnt) gemacht, die sich auf eine schon erstellte Abrechnung auswirken, dann erscheint ganz vorne in der Leiste der betreffenden Abrechnung ein rotes Dreieck.

Klicke bei der jeweiligen Abrechnung auf den grauen Download-Pfeil und schon kann die Datei heruntergeladen werden.

Über den blauen Button "Zahnrad" können die automatisch oder manuell erstellten Daten abgeändert werden. Wenn auf "Vorschlag neu berechnen" geklickt wird, berücksichtigt das System automatisch Änderungen von Zeiterfassungen, Abwesenheiten oder der Auswertung.

Dabei ist darauf zu achten:

Wenn der Mitarbeiter nur maximal 450 € ausgezahlt bekommen darf, dann muss hier manuell der Lohn sowie die ausgezahlten und verrechneten Stunden angepasst werden.

Über den Button "Neu erstellen" werden die nun angezeigten Daten in die Abrechnung übernommen.

Mit der roten Tonne wird die letzte Abrechnung gelöscht und kann ggfs. manuell oder automatisch neu erstellt werden. Es kann immer nur die letzte Abrechnung gelöscht werden.

Gibt es Lohnarten wie z. B. Nachtzuschlag, Sonntagszuschlag oder Feiertagszuschlag dann müssen diese dem jeweiligen Mitarbeiter zugewiesen werden.

Ansonsten werden diese nicht in der Abrechnung berücksichtigt. Oftmals sind die Lohnarten sehr mitarbeiterspezifisch.

Klicke bei Lohnarten auf den "kleinen Stift" und wähle die entsprechende Lohnart aus.

Eine manuelle Abrechnung kann ebenfalls erstellt werden. Dies ist sehr hilfreich wenn Änderungen an vorherigen Daten nötig waren oder die Abrechnung mit Testdaten erstellt wurde.

Evtl. zuerst die letzte falsche Abrechnung löschen.
Anschließend runter scrollen bis die grünen €-Zeichen zu sehen sind. Dann bei dem entsprechenden Datum auf das grüne €-Zeichen klicken und die richtigen Daten eingeben und auf "Speichern" klicken.

WICHTIG: Ab jetzt immer nach dem "Stundenkonto" in der Abrechnung und nicht mehr in der Auswertung schauen. Es gibt Fälle, in denen sie übereinstimmen, aber aufgrund unterschiedlicher Berechnung meist nicht.

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