Deine Mitarbeiter, Arbeitsbereiche und Schichten sind erstellt, dann kannst Du im nächsten Schritt Mitarbeiter in die Schichten einteilen.
Damit der Dienstplan seinen Zweck erfüllt, müssen Deine Mitarbeiter natürlich sehen, in welchen Schichten sie arbeiten sollen. Wie Du die erstellten Schichten mit Mitarbeitern belegen kannst, erfährst Du in diesem Artikel.
Belegungsfenster
Für die Belegung der Schichten gibt es mehrere Möglichkeiten:
Wenn Du mit dem Erstellen des Dienstplans auf eine Schicht klickst, öffnet sich ein Belegungsfenster. Auf der linken Seite wird angezeigt, welche Mitarbeiter eventuell in diese Schicht eingeteilt sind.
Auf der rechten Seite siehst Du, welche Mitarbeiter für diese Schicht verfügbar sind, also dem entsprechenden Arbeitsbereich zugeordnet und keiner überschneidenden Schicht zugeordnet sind.
Falls Du weitere Mitarbeiter in diese Schicht einteilen möchtest, die Dir hier nicht angezeigt werden, kannst Du Dir auch Mitarbeiter anzeigen lassen, die zu diesem Zeitpunkt nicht verfügbar sind oder nicht dem entsprechenden Arbeitsbereich zugeordnet sind.
Unter dieser Liste hast Du noch die Möglichkeit, die eingeteilten Mitarbeiter zu benachrichtigen oder Links zur Belegung bzw. Bewerbung auf diese Schicht zu versenden.
Mit dem Button "Fertig" bestätigst Du die Belegung.
Schicht mit Mitarbeitern füllen
Die erste Möglichkeit eignet sich vor allem, wenn Du mehrere Mitarbeiter in eine Schicht einteilen möchtest.
Klicke auf die gewünschte Schicht. In dem Belegungsfenster werden Dir rechts zunächst alle verfügbaren Mitarbeiter angezeigt. Mit einem Klick auf die Mitarbeiternamen kannst Du die jeweiligen Mitarbeiter in diese Schicht einteilen.
Mitarbeiter in mehrere Schichten einteilen
Bei dieser Art der Schichtbelegung teilst Du einen Mitarbeiter in mehrere Schichten ein.
Klicke dazu den entsprechenden Mitarbeiter in der linken Spalte an. Der Name färbt sich orange und Dir werden zusätzlich über dem Dienstplan einige zusätzliche Buttons angezeigt. Außerdem werden Dir auch eventuell hinterlegte Verfügbarkeiten des Mitarbeiters in der Datumszeile angezeigt.
Mit einem Klick in die gewünschten Schichten teilst Du den markierten Mitarbeiter nun in die Schicht ein. Durch erneutes Klicken auf den Mitarbeiternamen bestätigst Du die Belegung der Schichten.
Serienbelegung
Um einen Mitarbeiter einer Serie von Schichten zuzuordnen, klickst Du auf die Schicht, an der die Serienbelegung starten soll und wählst den entsprechenden Mitarbeiter im Belegungsfenster aus.
In der linken Spalte erscheint nun neben seinem Namen ein runder Pfeil. Durch das Anklicken des Pfeils wird der Mitarbeiter jetzt allen zukünftigen Schichten dieser Serie zugeteilt. Anschließend noch mit dem Button "Fertig" bestätigen und die Serienbelegung ist geschafft.
WICHTIG: Das funktioniert nur, wenn die gewählte Schicht auch zu einer Serie gehört.
Wir haben Dir die verschiedenen Möglichkeiten auch in einem Video zusammengefasst. Dort kannst Du Schritt für Schritt die drei Wege der Schichtbelegung nochmal ansehen.