Schichtplanung
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      Dienstplan automatisch belegen: So funktioniert’s

      Nutze die Funktion “Automatisch belegen”, um Deinen Dienstplan effizient mit passenden Mitarbeitern zu füllen.

      Mit der automatischen Belegungsfunktion kannst Du Deinen Dienstplan schnell und effizient mit passenden Mitarbeitern befüllen. Diese Funktion steht ab dem Professional-Paket zur Verfügung und ermöglicht Dir, Schichten anhand definierter Kriterien zuzuweisen.

      Vorbereitungen für die automatische Belegung

      1. Soll-Stunden: Hinterlege die Soll-Stunden im Mitarbeiterprofil. So weiß das System, wie viele Stunden ein Mitarbeiter pro Woche oder Monat arbeiten soll.

      2. Verfügbarkeiten: Damit nur verfügbare Mitarbeiter eingeplant werden, sollten deren Verfügbarkeiten hinterlegt sein.

        Hinweis: Bei standardisierten Arbeitszeiten (z. B. Mo.–Fr., 09:00–17:00) können Verfügbarkeiten leer gelassen werden.

      3. Arbeitsbereiche und Tags: Ordne Mitarbeitern die passenden Arbeitsbereiche und Tags zu, um sicherzustellen, dass sie nur in passende Schichten eingeplant werden.

      Automatisch belegen

      1. Dienstplan öffnen

        1. Klicke links auf das Kalendersymbol.

        2. Gehe zu den drei Punkten oberhalb des Kalenders.

      2. Filtereinstellungen vornehmen

        1. Wähle die Kriterien, nach denen Mitarbeiter in Schichten eingeteilt werden sollen.

        2. Aktiviere oder deaktiviere Filter, z. B. gesetzliche Ruhezeiten oder Bewerbungen, und passe die Reihenfolge per Drag-and-drop an.

        3. Du kannst auch einstellen, dass Soll-Stunden ignoriert werden.

      3. Belegungsprozess starten

        1. Klicke auf „Automatisch belegen“. Der Dienstplan wird vorübergehend ausgegraut, während das System die Schichten automatisch füllt.

          Tipp: Die Funktion kann für einzelne Wochen oder auch ganze Monate genutzt werden, abhängig von der Kalenderansicht.

          Hinweis: Nicht alle Schichten werden immer vollständig belegt, z. B. wenn kein passender Mitarbeiter verfügbar ist. Diese musst Du manuell ergänzen.

      Anpassung der Sortierkriterien in den Standort-Einstellungen

      1. Einstellungen anpassen

        1. Klicke auf das Zahnrad unten links → Standort-Einstellungen.

        2. Gehe zum Reiter „Planung“.

        3. Unter „Sortier-Einstellungen“ kannst Du festlegen, wie der Algorithmus die Mitarbeiter priorisiert.

      Mit der automatischen Belegung sparst Du Zeit und gewährleistest, dass Schichten optimal gefüllt werden – nach den Kriterien, die für Dein Unternehmen am wichtigsten sind.