So kannst Du Mitarbeiter deaktivieren, ohne ihre Daten zu löschen.
Mitarbeiter deaktivieren: Warum und wann?
Das Deaktivieren eines Mitarbeiters ist sinnvoll, wenn er nicht mehr im Unternehmen tätig ist, aber Du die bisherigen Aufzeichnungen weiterhin im Account behalten möchtest. Ein deaktivierter Mitarbeiter:
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Kann sich nicht mehr in seinen Account einloggen.
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Zählt nicht mehr zu den aktiven Mitarbeitern und somit nicht in das gebuchte Kontingent.
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Bleibt mit allen bisherigen Daten (z. B. Arbeitszeiten, Abwesenheiten) online gespeichert.
Wichtig: Die hinterlegte E-Mail-Adresse bleibt im Profil erhalten. Wenn dieselbe Adresse für ein anderes Profil genutzt werden soll, muss sie zuerst aus dem deaktivierten Profil entfernt werden. Das kannst Du selbst tun, indem Du die E-Mail-Adresse leicht abänderst (z. B. ein Zeichen hinzufügen), oder Du kontaktierst unseren Support, um die E-Mail-Adresse freizugeben.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Mitarbeiter deaktivieren
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Mitarbeiter auswählen: Klicke links in der Navigationsleiste auf das Krawattenmännchen (Mitarbeiter-Index) und wähle den Mitarbeiter aus, den Du deaktivieren möchtest.
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Zum Reiter „Stammdaten“ wechseln: Öffne das Profil des Mitarbeiters und gehe auf den Reiter „Stammdaten“.
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Mitarbeiter deaktivieren: Klicke unten auf den Button „Mitarbeiter deaktivieren“. Der Mitarbeiter ist nun deaktiviert und zählt nicht mehr in das Mitarbeiter-Kontingent.
Wichtige Hinweise:
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Rückgängig machen: Möchtest Du einen deaktivierten Mitarbeiter wieder aktivieren, wähle im Profil den Button „Mitarbeiter aktivieren“. Dafür benötigst Du eine freie Lizenz. Wie Du Lizenzen anpasst, erfährst Du hier.
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Mitarbeiterlizenzen: Das Deaktivieren eines Mitarbeiters passt die Anzahl der gebuchten Lizenzen nicht automatisch an. Falls Du das Kontingent reduzieren möchtest, kannst Du dies manuell in den Abonnementeinstellungen vornehmen.
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Workflows prüfen: Stelle sicher, dass der deaktivierte Mitarbeiter nicht in aktiven Workflows hinterlegt ist, und aktualisiere diese bei Bedarf.
Falls Du weitere Fragen hast, melde Dich einfach bei unserem Support. Logge Dich dafür in Deinen Papershift-Account ein und nutze den Chat-Button unten rechts. Wir helfen Dir gerne weiter!