Auch im Homeoffice soll die Arbeitszeit der Mitarbeiter in Papershift erfasst werden. Egal ob über den Browser oder per App, so geht es.
Gerade wenn im eigentlichen Betrieb unsere Station App im Organisationsmodus genutzt wird, also alle Mitarbeiter an einem zentralen Gerät ein- und ausstempeln, kann es bei der Arbeit von zu Hause zu Schwierigkeiten kommen.
Um sicherzugehen, dass die Zeiterfassungen der Mitarbeiter im Homeoffice korrekt erstellt werden, haben wir hier einen kleinen Trick für Dich:
Zweiten Standort erstellen
Lege als Erstes einen neuen Standort an. Hier erfährst Du, wie das geht.
Art der Zeiterfassung
Je nachdem, wie Deine Mitarbeiter ihre Arbeitszeit im Homeoffice erfassen sollen (über die Browser-Stempeluhr oder über unsere mobile Station-App), gibt es unterschiedliche Einstellungen, die Du im neuen Standort beachten musst.
via Browser-Stempeluhr
Klicke im neuen Standort in der linken Navigationsleiste auf das Zahnrad (Einstellungen) → Standort-Einstellungen → Reiter „Zeiterfassung“ → im Abschnitt „Einstellungen“ → die Option „Browser-Stempeluhr ist der Standardmodus zur Zeiterfassung“ aktivieren und mit „Fertig“ bestätigen.
Jetzt können Deine Mitarbeiter ihre Zeiten direkt im Zeiterfassungs-Index in ihrem eigenen Profil erstellen. Dort werden nun Buttons angezeigt, über die ganz einfach die Arbeits- und Pausenzeiten gestempelt werden können.
via Station-App
Zunächst muss die Nutzung unserer Station-App auf dem eigenen Handy für Mitarbeiter in dem neuen Standort erlaubt werden.
Klicke auf das Zahnrad unten links → Standort-Einstellungen → Reiter „Zeiterfassungen“ → hier findest Du die Option „Mitarbeiter-App“ → Haken setzen → mit „Fertig“ speichern
Die Mitarbeiter können anschließend die App auf ihr Handy laden und sich mit ihren Papershift Daten anmelden. Mitarbeiter mit Admin-Rechten wählen beim ersten Login die Option „Single User“ oder „Einzelnutzer“
Standort umbenennen
Während Du in den Standort-Einstellungen bist, kannst Du auch direkt im Reiter „Stammdaten“ den Standortnamen ändern, zum Beispiel in „Homeoffice“.
Mitarbeiter in Standort kopieren
Als Nächstes kannst Du alle Mitarbeiter, die ihre Zeit im Homeoffice erfassen sollen, zu diesem Standort hinzufügen. Eine Beschreibung, wie das geht, findest Du hier.
Vorgehen für Mitarbeiter
Falls in Deinem Unternehmen bisher alle Mitarbeiter nur in einem Standort waren, musst Du ihnen jetzt noch erklären, wie sie den Standort in Papershift wechseln können (falls sie ihre Zeiten über die Browser-Stempeluhr erfassen sollen).
Je nach Art der gewünschten Zeiterfassung können Deine Mitarbeiter jetzt ihre Zeiten über die entsprechenden Buttons in ihrer Zeiterfassungsübersicht erfassen. Sollen sie die mobile App zum Stempeln nutzen, können sie diese nun auf Ihr Handy oder Tablet laden und sich mit ihren Papershift Daten anmelden.
WICHTIG: Willst Du für Deine Mitarbeiter unterschiedliche Arten der Zeiterfassung im Homeoffice einstellen, solltest Du jeweils einen eigenen Standort pro Zeiterfassungsmodus erstellen und die Mitarbeiter in den gewünschten Standort kopieren.