Mitarbeiterprofil einrichten – Abschnitt 1: Stammdaten, Soll-Stunden und Abwesenheiten

Die ersten Schritte zur Einrichtung eines vollständigen Mitarbeiterprofils

In dieser Anleitung erfährst Du, wie Du ein neues Mitarbeiterprofil vollständig einrichtest, welche Daten Du hinterlegen solltest und welche Funktionen Du beachten musst. Dieser Artikel bildet die Grundlage und führt Dich durch die ersten wichtigen Schritte. Im nächsten Abschnitt gehen wir tiefer auf Themen wie Belegungen, Zeiterfassungen und Verfügbarkeiten ein.

1. Stammdaten

   1. Warum hinterlege ich Stammdaten? Stammdaten sind essenziell, um den Mitarbeiter im System korrekt abzubilden. Hierzu gehören Name, Adresse und Vertragsinformationen.

   2. E-Mail-Adresse Eine hinterlegte E-Mail-Adresse ermöglicht es dem Mitarbeiter, sich einzuloggen, seinen Dienstplan einzusehen und Benachrichtigungen zu erhalten.

   3. Wichtige Optionen

      1. Homeoffice: Setze den Haken bei “Mitarbeiter darf von überall stempeln”, falls der Mitarbeiter im Homeoffice arbeitet.

      2. Zeiterfassungen: Wenn der Mitarbeiter seine eigenen Zeiten erstellen darf, aktiviere die Option “Mitarbeiter darf eigene Zeiterfassungen erstellen”.

         Hier ist ein Video, das Dir alles zu den Stammdaten erklärt:

2. Soll-Stunden

   1. Was sind Soll-Stunden und warum sind sie wichtig? Soll-Stunden sind die Grundlage für die Berechnung von Urlaubs- und Überstunden sowie des Stundenkontos.

   2. Wie lege ich Soll-Stunden an?

      1. Hinterlege die vertraglich vereinbarten Arbeitsstunden und Arbeitstage.

      2. Ändert sich die Vertragsart (z.B. von Teilzeit auf Vollzeit), lege einen neuen Zeitraum an, um vergangene Daten nicht zu überschreiben.

         Hier ist ein Video, das Dich durch die Einrichtung der Soll-Stunden führt:

3. Urlaube & Abwesenheiten

   1. Unterschied zwischen „Urlaube“ und „Abwesenheiten“: „Urlaube“ sind spezifische Abwesenheiten mit festem Kontingent. Andere Abwesenheiten wie Krankheit oder Fortbildung fallen unter „Abwesenheiten“.

   2. Wichtige Funktionen

      1. Resturlaub: Hier kannst Du sehen, wie viel Urlaub ein Mitarbeiter noch hat.

      2. Symbole: Der grüne Haken, das rote Kreuz und der graue Pfeil zeigen den Status der Abwesenheit (bestätigt, abgelehnt oder in Bearbeitung).

         Hier ist ein Video, das Dir zeigt, wie Du Urlaube und Abwesenheiten verwaltest:

4. Auswertung

   1. Welche Einstellungen sind wichtig?

      1. Startsaldo: Hinterlege den Startsaldo, wenn der Mitarbeiter Plus- oder Minusstunden aus einem vorherigen Zeitraum mitbringt.

      2. Abrechnungsbeginn: Definiere das Startdatum der Abrechnungsperiode.

   2. Wichtige Begriffe

      1. Laufender Saldo: Zeigt tagesaktuelle Plus- oder Minusstunden.

      2. Überstunden: Diese erkennst Du an der Differenz zwischen Soll- und Ist-Stunden.

         Hier ist ein Video zur Auswertung:

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