Individuelle Datensätze anlegen

In den Stammdaten findest Du standardmäßig einige Mitarbeiterdaten, die unter anderem für die Verwendung von Papershift oder auch für das Einloggen in der mobilen Station App benötigt werden. Mit individuellen Datensätzen kannst Du Papershift zu einer digitalen Personalakte erweitern.

Datensatz anlegen

Klicke unten links auf das Zahnrad (Einstellungen) → Account-Einstellungen → Reiter "Datensätze" → klicke nun auf den + Button neben "Aktionen"

In dem neuen Fenster kannst Du nun Deinen gewünschten Datensatz erstellen. Zunächst vergibst Du den Titel des Datensatzes und bestimmst, welche Rolle nötig ist, um Daten zu ändern (ob der Mitarbeiter z.B. selbst seine Daten ändern kann) und ab welcher Rolle die Daten im Mitarbeiterprofil einsehbar sind.

Als Nächstes legst Du die jeweiligen Informationen an, die Du in dem Datensatz hinterlegen willst. Hier vergibst Du jeweils einen Namen, einen Schlüssel (dadurch kannst Du später die hinterlegten Informationen in eigenen Dateien verwenden) und den Typ der Daten an. Als Typ stehen Dir verschiedene Arten von Daten zur Verfügung:

• Text

• Zahl

• Checkbox

• Datum

• Uhrzeit

• Land

• Auswahl

Beim Typ "Auswahl" legst Du anschließend noch fest, welche vorgegebenen Möglichkeiten gewählt werden können und ob eine Mehrfachauswahl möglich sein soll.

WICHTIG: Der "Schlüssel" darf nur aus Kleinbuchstaben und Zahlen bestehen. Es dürfen keine Leerzeichen, Umlaute oder "ß" verwendet werden.

Weitere Möglichkeiten

Beim Anlegen der Datensätze sind Dir nahezu keine Grenzen gesetzt, Du kannst hier also genau die Daten speichern, die für Dein Unternehmen wichtig sind. Hier haben wir eine kleine Auswahl an Datensätzen, die häufig verwendet werden:

• Gesundheitszeugnis

• Erste Hilfe Kurs

• Notfallkontakt

• Kennzeichen Firmenwagen

• Tankkartennummer

Regular Expressions

Du kannst beim Erstellen oder Bearbeiten von Datensätzen auch eine Validierung der Eingabe durchführen lassen. Dazu werden so genannte "Regular Expressions" (Regex) verwendet. Mit diesen Regeln kannst Du bestimmen, welche Zeichen vom Mitarbeiter eingegeben werden dürfen.

Solltest Du Fragen zur Erstellung Deiner individuellen Datensätze oder deren Verwendung haben, hilft Dir unser Customer Success Team gerne in einem kostenlosen Termin weiter. Schreibe uns dazu einfach eine kurze Chatnachricht.