Mit dem Add-on Dateivorlagen kann man ganz einfach eine Vorlage für Verträge, Bescheinigungen o.Ä. hochladen und diese automatisch mit den Profilinformationen der Mitarbeiter befüllen lassen. 

Hierzu können sowohl die Standard-Datensätze aus dem Mitarbeiterprofil (Stammdaten), als auch eigens erstellte Datensätze verwendet werden. Diese werden dann über eine Dateivorlage automatisch befüllt. So können z. B. Personalakten über eine Vorlage für jeden Mitarbeiter schnell und automatisch erstellt werden.

Um eine Dateivorlage nutzen zu können sind folgende vier Schritte nötig:

1. Add-on buchen

Um das Add-on nutzen zu können, kannst Du dieses ganz einfach über Deinen Account folgendermaßen dazu buchen:

Klicke auf das Papershift Logo links oben → wähle "Add-ons ansehen" → in der Übersicht klickst Du auf den Reiter "Add-ons" → hier wählst Du "HR"

2. Datensätze anlegen

Benötigst Du mehr als die Standard-Datensätze im Mitarbeiterprofil, kannst Du benutzerdefinierte Datensätze folgendermaßen anlegen:

Klicke links unten auf das Zahnrad und wähle "Account-Einstellungen" → unter dem Reiter "Datensätze" kannst Du über das + neben Aktionen einen neuen Datensatz anlegen

Den Titel kannst Du beliebig definieren. Dieser Titel (z. B. Adresse) wird dann als Überschrift in den Stammdaten angezeigt.
Die Rechte um die Daten einzusehen und zu editieren kannst Du nach Deinen Bedürfnissen auswählen.
Über den Button "Feld hinzufügen" legen wir einen neuen Datensatz an.
Im Eingabefeld "Name" definierst Du, welchen Datensatz Du anlegen möchtest. In unserem Beispiel mit dem Titel Adresse benötigen wir einen Datensatz mit "Straße".

Der Schlüssel in der selben Zeile ist wichtig für die Dateivorlage, die wir später erstellen. Hier können wir einen beliebigen Text eingeben, wie z. B. "street". Dieser Schlüssel wird als Variable innerhalb eines Word oder Open-Office Dokuments genutzt, welche dann mit den Daten des Mitarbeiters automatisch befüllt wird.

Den Typ kannst Du in Bezug auf Deinen Datensatz frei wählen. In unserem Beispiel "Straße" soll der Straßenname hinterlegt werden. Also wählen wir bei Typ "Text" aus.

Füge jetzt je nach Bedarf weitere Felder hinzu mit z.B. Hausnummer, PLZ und Wohnort.
Sind alle benötigten Datensätze angelegt, klickst Du auf "Speichern" um diese zu bestätigen.

3. Dateivorlage erstellen

Um eine Dateivorlage mit den benötigten Variablen zu erstellen kannst Du Open-Office oder Word nutzen.

HINWEIS: Für das Verwenden von Platzhaltern in den Dateivorlagen über Word verwendet man Felder vom Typ "MergeField". In Open Office legt man die Variablen anhand von eckigen Klammern und in Großbuchstaben an.

Wie diese Variablen genau in Open-Office und Word verwendet werden erfährst Du in diesem Artikel: Platzhalter in Dateivorlagen verwenden

Um die Dateivorlage jetzt nutzen zu können, müssen wir diese noch in unseren Account hochladen:

Unter dem Reiter "Dateivorlagen" klickst Du jetzt auf das + neben den Aktionen.
Den Titel kannst Du auch hier wieder frei definieren. In unserem Beispiel: Vorlage_Personalakte.
Jetzt klickst Du auf "Datei auswählen" und wählst die Datei aus, die Du mit Word oder Open-Office lokal an Deinem PC/Laptop erstellt hast.

Mit einem Klick auf "Hochladen" hinterlegst Du die Dateivorlage in Deinem Account, welche jetzt im Mitarbeiterprofil genutzt werden kann.

4. Dateivorlage mit Daten des Mitarbeiters befüllen

Um jetzt die Dateivorlage zu nutzen und diese mit den Daten des Mitarbeiters zu befüllen gehst Du folgendermaßen vor:

Wechsle wieder zurück in den gewünschten Standort → klicke auf das Krawattenmännchen (Mitarbeiterübersicht) links → klicke auf den Namen des Mitarbeiters um dessen Stammdaten aufzurufen.

Stelle hier sicher, dass alle vorhandenen Standard Felder und die Felder der eigenen Datensätze, ausgefüllt sind.
Klicke in der Menüleiste links auf den Reiter "Vorlagen" und dann auf das + bei Aktionen.
Im Eingabefeld "Name" kannst Du einen beliebigen Namen definieren. Zum Beispiel: Personalakte.
Unter Dateivorlagen wählst Du Deine hochgeladene Dateivorlage aus. In unserem Beispiel: "Vorlage_Personalakte".

Mit einem Klick auf Speichern legst Du das Dokument an, welches dann zum einsehen, bearbeiten und herunterladen in den Vorlagen erscheint.

Klickst Du das grün hinterlegte Symbol mit dem Auge an, kannst Du die Datei herunterladen und einsehen.

Wie Du siehst wurde die Dateivorlage automatisch mit unseren Personaldaten ergänzt.

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