Mit dem Add-on Dateivorlagen kann man ganz einfach eine Vorlage für Verträge, Bescheinigungen o.Ä. hochladen und diese automatisch mit den Profilinformationen der Mitarbeiter befüllen lassen. Hierzu können sowohl die Standard-Datensätze aus dem Mitarbeiterprofil (Stammdaten), als auch eigens erstellte Datensätze verwendet werden.

Add-on buchen

Um das HR Add-on nutzen zu können, kannst Du dieses ganz einfach über Deinen Account folgendermaßen dazu buchen:

Klicke auf das Papershift Logo links oben → wähle "Add-ons ansehen" → in der Übersicht klickst Du auf den Reiter "Add-ons" → hier wählst Du "HR".

Datensätze anlegen

Wenn Du zusätzlich zu den bestehenden Stammdaten weitere Datensätze benötigst, kannst Du hier nachlesen, wie Du individuelle Datensätze anlegst.

Dateivorlage erstellen

Um eine Dateivorlage mit den benötigten Variablen zu erstellen, kannst Du OpenOffice oder Word nutzen. Die Formatierung der Platzhalter in der Vorlage unterscheidet sich je nach verwendetem Programm.

Platzhalter in OpenOffice

Das Format für die Standardfelder in den Stammdaten ist: [USER.SCHLÜSSEL]

Eine Auflistung der Standardschlüssel findest Du weiter unten im Artikel.

Das Format für selbst angelegte Datensätze lautet: [DATA_PROFILES.SCHLÜSSEL]

Den Wert des "Schlüssels" legst Du beim Anlegen individueller Datensätze selbst fest.

Platzhalter in Word

Das Format für die Standardfelder in den Stammdaten ist: =user.schlüssel

Eine Auflistung der Standardschlüssel findest Du weiter unten im Artikel.

Das Format für selbst angelegte Datensätze lautet: =data_profiles.schlüssel

Den Wert des "Schlüssels" legst Du beim Anlegen individueller Datensätze selbst fest.

HINWEIS: Für das Verwenden von Platzhaltern in den Dateivorlagen über Word verwendet man Felder vom Typ "MergeField".

Anwendungsfall: Personalakte

Das weitere Vorgehen möchte ich Dir gerne anhand eines realen Beispieles erläutern.

Dafür erstellen wir zunächst eine Dateivorlage für unsere Personalakte. Eine OpenOffice Datei würde in diesem Fall folgendermaßen aussehen:


Personalakte von [USER.USERNAME]

Stammdaten

Name: [USER.USERNAME]

Kürzel: [USER.ABBREVIATION]

Personalnummer: [USER.STAFF_NUMBER]

E-Mail: [USER.EMAIL]

Kontakt

Telefonnummer: [USER.PHONE]

Sonstiges

Arbeitsantritt: [USER.START_OF_WORK]

Ende Probezeit: [USER.END_OF_TRIAL]

Vertragsende: [USER.END_OF_CONTRACT]

Geburtstag: [USER.BIRTHDAY]

Notiz: [USER.NOTE]

Ausstattung

Laptop: [DATA_PROFILES.LAPTOP]

Monitor: [DATA_PROFILES.MONITOR]

Maus & Tastatur: [DATA_PROFILES.EINGABE]

Headset: [DATA_PROFILES.HEADSET]


ACHTUNG: Wenn Du Microsoft Word verwendest, wäre die richtige Formatierung:
Name: "=user.USERNAME"

Diese Datei wird anschließend in den Account-Einstellungen hochgeladen.

Platzhalter für Stammdaten

Die Schlüssel für die Stammdaten im Mitarbeiterprofil sind:

Name

username

Kürzel

abbreviation

Personalnummer

staff_number

E-Mail

email

Telefonnummer

phone

Arbeitsantritt

start_of_work

Ende der Probezeit

end_of_trial

Vertragsende

end_of_contract

Notiz

note

Kostenstelle

cost_center

Kostenträger

cost_object

Dateivorlage hochladen

Klicke unten links auf das Zahnrad (Einstellungen) → Account-Einstellungen → Reiter "Dateivorlagen" → Button "Neue Vorlage".

Neue Dateivorlage hochladen

Anschließend kann die Dateivorlage im Mitarbeiterprofil ausgewählt und mit den hinterlegten Daten befüllt werden.

Dateivorlage mit Daten befüllen

Wechsle wieder zurück in den gewünschten Standort → klicke auf das Krawattenmännchen (Mitarbeiterübersicht) links → wähle den Mitarbeiter → Reiter "Vorlagen" → Button "Neues Template".

Dateivorlage im Mitarbeiterprofil nutzen

Im Eingabefeld "Name" kannst Du einen beliebigen Namen definieren. Zum Beispiel: "Personalakte Mitarbeitername Datum". Danach wählst Du die Dateivorlage aus, die Du zuvor hochgeladen hast. Mit einem Klick auf "Fertig" legst Du das Dokument an.

Der grüne Button lädt die ausgefüllte Datei herunter. Über den blauen Button kannst Du den Namen der Datei ändern und mit dem roten Button kannst Du die Datei aus dem Mitarbeiterprofil löschen.

Wie Du siehst, wurde die Dateivorlage automatisch mit unseren Personaldaten ergänzt.

Automatisch ausgefüllte Personalakte
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