Du kannst einen erstellten Dienstplan (von Dir erstellte Schichten inklusive Mindestanzahl der Mitarbeiter) mit einem Klick automatisch befüllen. Diese Funktion ist ab dem Professional Paket erhältlich.

Vorbereitungen

Soll-Stunden

Damit das System weiß, welcher Mitarbeiter wie viele Stunden pro Woche (oder im Monat) arbeiten soll, ist es wichtig, dass die Soll-Stunden korrekt im Mitarbeiterprofil hinterlegt sind.

Verfügbarkeiten

Damit nur Mitarbeiter verplant werden, die zu den geplanten Zeiten auch verfügbar sind, sollten in den Mitarbeiterprofilen bestenfalls auch die Verfügbarkeiten entsprechend hinterlegt sein.

Das ist vor allem nötig, wenn es verschiedene Arbeitszeiten oder Arbeitsmodelle (Früh- und Spätschicht) gibt, oder viele Aushilfen und Teilzeitkräfte im Unternehmen arbeiten. Bei vielen Dienstplänen (Mo. - Fr. jeweils von 09:00 - 17:00) können die Verfügbarkeiten auch leer gelassen werden.

Arbeitsbereiche und Tags

Du solltest Deinen Mitarbeitern die zutreffenden Arbeitsbereiche und Tags zuordnen, damit die automatische Belegung die Mitarbeiter nur in passende Schichten einträgt.

Automatisch belegen

Klicke links auf das Kalendersymbol → auf die drei Punkte oberhalb des Kalenders

Automatisch belegen im Dienstplan starten

Nun öffnet sich ein Fenster, in dem Du bestimmen kannst, nach welchen Kriterien Papershift die Mitarbeiter in die Schichten einteilen soll.

Sortier-Einstellungen für das automatische Belegen wählen.

Du kannst die verschiedenen Filter über die Auswahl rechts aktivieren oder deaktivieren und per Drag-and-drop kannst Du entscheiden, in welcher Reihenfolge die Filter berücksichtigt werden.

Du kannst zusätzlich einstellen, dass gesetzliche Ruhezeiten oder Bewerbungen immer berücksichtigt werden. Auch das Ignorieren der Soll-Stunden kann hier eingestellt werden.

Mit einem Klick auf den Button "Automatisch belegen" schließt sich das Fenster und der Dienstplan wird dunkel. Im Hintergrund werden nun die Schichten mit passenden Mitarbeitern befüllt.

TIPP: Das automatische Belegen funktioniert auch für einen ganzen Monat (bei entsprechender Kalender Ansicht).

Je nachdem, wie umfangreich und komplex der Dienstplan ist, kann dieser Vorgang etwas dauern.

Wenn die Belegung fertig ist, ändert sich die Ansicht wieder in den normalen Dienstplan. Eventuell gibt es weiterhin Schichten, die nicht (vollständig) belegt sind, etwa weil kein passender Mitarbeiter mehr verfügbar ist. In diesen Fällen musst Du die letzten Einteilungen manuell durchführen.

Standort-Einstellungen

In den Standort-Einstellungen findest Du ebenfalls die Sortier-Einstellungen und kannst sie auch dort anpassen.

Klicke auf das Zahnrad in der linken Navigationsleiste → Standort-Einstellungen → wähle den Reiter "Planung" → im Abschnitt "Sortier-Einstellungen" findest Du verschiedene Optionen, die den Sortieralgorithmus beeinflussen

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