Wenn Du Account Admin bist, kannst Du Eure eigenen Dateien importieren. So können beispielsweise Daten, die vor der Einführung von Papershift erstellt wurden, in das System eingepflegt werden.
 

Dateien importieren

Bestehende Daten in Papershift importieren

Klicke dazu links unten auf das Zahnrad (Einstellungen) → Account-Einstellungen → anschließend auf die drei Punkte in der blauen Navigationsleiste → „Exporte/Importe“.

Hier kannst Du nun oben rechts zwischen Exporten (Symbol mit Pfeil nach unten) und Importen (Symbol mit Pfeil nach oben) wechseln. Über den grünen Button „Neuer Import“ kannst Du die gewünschte Datei (Excel oder CSV), die Du hochladen willst, auswählen.

Import-Typen

Importe können für verschiedene Daten in Papershift durchgeführt werden:

  • Verfügbarkeiten

  • Zeiterfassungen

  • Metriken

  • Mitarbeiter

  • Urlaubskontingente

  • Schichten

Jeder dieser Datentypen benötigt ein bestimmtes Format zum Importieren. Um Fehler zu vermeiden, gibt es zu jedem Typen eine passende Beispieldatei, die Du herunterladen und mit Deinen Daten befüllen kannst.

Neuer Import

Beispieldatei für Importe

Nachdem Du auf den grünen Button geklickt hast, öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst Du wählen, für welche Daten Du einen Import ausführen möchtest.

Du kannst Dir für jeden der unterschiedlichen Datenimporte eine Beispieldatei herunterladen, indem Du im Upload-Fenster auf das Download-Symbol neben „Beispiel“ klickst.

In der Beispieldatei findest Du eine Zeile mit Beispieldaten, an denen Du Dich beim Eintragen der richtigen Daten orientieren kannst. Achte hierbei vor allem auf die richtige Formatierung von Daum und Zeit. Zusätzlich findest Du auch noch Erklärungstexte für die einzelnen Spalten.

WICHTIG: Die Zeilen mit Erklärtexten und Beispieldaten kannst Du gerne löschen, alle Spalten müssen aber unbedingt unverändert bleiben. Wenn Daten für eine Spalte nicht importiert werden sollen, kannst Du diese einfach leer lassen. Der Dateiname muss immer eindeutig sein.

Jetzt musst Du nur noch in der Spalte Aktionen über das grüne Häkchen den Import bestätigen und die importierten Informationen werden in Deinen Account übernommen.

Fehlerquellen beseitigen

Die meisten Fehler entstehen durch ein falsches Format, das beispielsweise wegen einer automatischen Formatierung durch das Programm erfolgt. Daher haben wir Dir hier die häufigsten Fehlerquellen aufgelistet, die den korrekten Import der Daten verhindern.

Datumsformat

Richte Dich hier exakt nach dem Format, dass in der Datei angegeben ist. Steht dort „Jahr-Monat-Tag“ oder „JJJJ-MM-TT“, ist dieses Format auch strikt zu befolgen.

  • Ein Beispiel für ein korrektes Datumsformat wäre: 2018-04-23

  • Ein Beispiel für ein falsches Datumsformat wäre: 23.04.2018 oder 18-04-23

Zeitformat

Auch bei dem Zeitformat muss sich exakt an das Format in der Datei gehalten werden. Zeitformate sind gewöhnlich im Format „HH:MM:SS“ (Stunde:Minute:Sekunde) zu implementieren.

  • Ein Beispiel für ein korrektes Zeitformat wäre: 08:00:00 (für 8 Uhr morgens)

  • Ein Beispiel für ein falsches Zeitformat wäre: 8:00:00 oder 08:00

Datums- und Zeitformat in Kombination

Es gibt Zellen, in die ein Datum und die Uhrzeit eingetragen werden müssen. Hier gilt dann eine Kombination des Datum- und Zeitformats, dass gewöhnlich folgendermaßen implementiert werden muss: „JJJJ-MM-TT HH:MM:SS“. Wichtig ist hierbei das Leerzeichen zwischen Datum und Zeit.

Mitarbeiterimport
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