Wenn der laufende Saldo falsche Werte anzeigt, kann das mehrere Gründe haben. So kann er korrigiert werden.
Der laufende Saldo, also das Stundenkonto in Papershift, ist eine wichtige Kennzahl. Sie wird Mitarbeitern beispielsweise in der Navigationsleiste oder in unseren mobilen Apps angezeigt und als Admin kannst Du ihn in der Auswertung des Mitarbeiters einsehen. Falsche Werte können schnell zu Verwirrung führen und sollten deshalb behoben werden.
Falsche Werte korrigieren
Wenn die Werte im laufenden Saldo nicht korrekt sind, kann das mehrere Gründe haben und entsprechend gibt es auch mehrere Lösungen.
Grund 1: Falscher Abrechnungsbeginn oder Startsaldo
Ein falscher Beginn der Abrechnung, also des Stundenkontos führt dazu, dass der Mitarbeiter Minusstunden sammelt.
In der Auswertung (Krawattenmännchen > Mitarbeitername > „Auswertung“) kannst Du als Admin einstellen, ab wann Papershift mit der Berechnung des Stundenkontos anfangen soll. Hier ist standardmäßig der erste Tag des Monats eingestellt, an dem das Mitarbeiterprofil erstellt wurde.
Überprüfe also zunächst, ob hier das tatsächliche Startdatum eingetragen ist, an dem der Mitarbeiter seine Arbeitszeit über Papershift erfasst hat und passe es entsprechend an.
Wenn das Datum korrekt ist, prüfe noch den Startsaldo. Hier trägst Du - falls zum Beginn der Abrechnung Minus-/Plusstunden bestehen - z.B. -5 oder +10 (Stunden) ein. Dadurch startet das Stundenkonto zum Tag des Abrechnungsbeginns mit diesen Stunden statt mit 0 h. Das ist besonders wichtig, sofern Ihr vor Papershift bereits Zeiten erfasst habt.
Grund 2: Zeiterfassungen oder Abwesenheiten fehlerhaft
Ein weiterer Grund für falsche Werte im laufenden Saldo können fehlerhafte oder gelöschte Zeiterfassungen, sowieso unbestätigte Abwesenheiten sein.
Zeiterfassungen
Wenn Du in der Auswertung siehst, dass sich das Stundenkonto eines Mitarbeiters ungewöhnlich verändert, z.B. extrem hohe Überstunden (etwa weil eine Zeiterfassung nicht beendet wurde) oder viele Minusstunden (bestätigte Abwesenheiten löschen Zeiterfassungen mit überschneidendem Zeitraum), dann wirf einen Blick in die Zeiterfassungen des Mitarbeiters in dem entsprechenden Zeitraum.
Korrigiere bzw. erstelle die Zeiterfassungen, die fehlerhaft sind.
Abwesenheiten
Anders als bei Zeiterfassungen, fließen Abwesenheiten erst in die Auswertung ein, wenn sie bestätigt sind. Prüfe also, ob es noch unbestätigte Abwesenheiten des Mitarbeiters gibt, das kann schnell zu einigen Minusstunden führen.
Beachte auch, dass Abwesenheiten auch „erzwungene Werte“ haben können. Überprüfe also auch, ob die verrechneten Stunden der Abwesenheiten korrekt sind.
Grund 3: Ausgleich fehlt
Über den Ausgleich kann das Stundenkonto eines Mitarbeiters manuell verändert werden. Wenn beispielsweise Minusstunden durch Kurzarbeit entstanden sind, können diese mit einem Ausgleich wieder aus dem Stundenkonto entfernt werden.
Grund 4: Soll-Stunden
Überprüfe, ob die Soll-Stunden des Mitarbeiters korrekt angelegt sind. Standardmäßig wird jeder Mitarbeiter mit 40 Soll-Stunden pro Woche angelegt.
Eine weitere Fehlerquelle bezüglich der Soll-Stunden tritt häufig bei Anpassung der Soll-Stunden auf, etwa wenn sich der Vertrag eines Mitarbeiters ändert. Hierbei ist es wichtig, dass nicht die bestehenden Soll-Stunden geändert werden, sondern ein neuer Soll-Stunden-Zeitraum angelegt wird.
Problem nicht gelöst?
Sollten das Stundenkonto eines Mitarbeiters noch immer nicht passen, oder wenn Du Dir unsicher bist, wo genau der Fehler liegt, schreibe uns eine Chat-Nachricht (grüner Button mit Sprechblase unten rechts).