Kurz gesagt
Mit Abwesenheitstypen legst Du fest, welche Arten von Abwesenheiten in Deinem Unternehmen genutzt werden und wie diese verrechnet werden – zum Beispiel mit Urlaubskontingenten, Soll-Stunden oder Planstunden. Zusätzlich bestimmst Du Berechtigungen, Standardzuweisungen und das Verhalten von Schichten, Zeiterfassungen oder Verfügbarkeiten bei bestätigten Abwesenheiten.
Für Administratoren
Ziel
Du möchtest neue Abwesenheitstypen anlegen und deren Einstellungen so konfigurieren, dass sie zu den Abläufen in Deinem Unternehmen passen.
Schritt-für-Schritt
- Öffne Standort-Einstellungen > Abwesenheiten.
- Klicke auf Neuer Typ Abwesenheit oder bearbeite einen bestehenden Typ.
- Vergib einen Namen sowie eine Farbe für den Abwesenheitstyp.
- Lege fest, ob die Abwesenheit Urlaubskontingente, Soll-Stunden oder Planstunden beeinflusst.
- Definiere, wer den Abwesenheitstyp nutzen oder beantragen darf.
- Konfiguriere weitere Einstellungen, beispielsweise für Genehmigungen, Verfügbarkeiten oder Zeiterfassungen.
- Speichere Deine Änderungen.
Abwesenheitstyp anlegen
Lerne, wie Du einen neuen Abwesenheitstyp erstellst und Berechtigungen, Genehmigungen und weitere Optionen für Abwesenheitstypen einrichtest.
Verrechnung und Kontingente konfigurieren
Lerne, wie Urlaubskontingente, Soll-Stunden und Planstunden durch einen Abwesenheitstyp beeinflusst werden.
- Soll-Stunden auf Null setzen
Die Soll-Stunden werden für den entsprechenden Tag auf null gesetzt und überschreiben den Wert aus dem Mitarbeiterprofil. - Abwesenheitsstunden auf Soll-Stunden setzen
Die Abwesenheitsstunden für den Tag werden mit den Soll-Stunden aus dem Mitarbeiterprofil gleichgesetzt. Diese Einstellung eignet sich für feste, regelmäßige Arbeitszeiten. - Abwesenheitsstunden auf Plan-Stunden setzen
Die Stundenzahl, die der Mitarbeiter laut Dienstplan eingeteilt ist, wird als Abwesenheitsstunden übernommen. Diese Option empfiehlt sich für Mitarbeiter, die tatsächlich nach Dienstplan arbeiten. - Festen Wert verrechnen
Hier wird für die Abwesenheit ein spezifischer Wert festgelegt, der für alle Mitarbeiter zählt. - Mitarbeiterspezifischen Wert verrechnen
Ein im Mitarbeiterprofil hinterlegter Wert wird für die Abwesenheit verrechnet. Diese Einstellungen findest Du in der Auswertung.
- n-Wochen Schnitt bei Beginn der Abrechnung verrechnen
Hiermit kann der 13-Wochen Schnitt verrechnet werden. Du kannst auch eine beliebige andere Anzahl an Wochen angeben. Mit dieser Einstellung kannst Du z.B. den 13-Wochen Schnitt für Aushilfen berechnen. Hierzu werden für jeden Tag der Abwesenheit die Stunden der letzten n-Wochen als Grundlage berechnet. Beim 13-Wochenschnitt rechnet das System ab dem Tag, an dem die Abwesenheit in Kraft tritt, 13 Wochen zurück (basierend auf einer 7-Tage-Woche) und kalkuliert die Gesamt-Zeiterfassung in diesem Zeitraum. Je nach Einstellung der Abwesenheit wird diese Zahl nun durch alle Soll-Tage oder durch alle Tage, an denen eine Zeit erfasst wurde, geteilt. Der daraus resultierende Wert sind die Abwesenheitsstunden pro Tag, die bei der Abwesenheit gutgeschrieben werden.
Wichtig: Diese Verrechnung wird erst vorgenommen, wenn der erste Tag der Abwesenheit auch passiert bzw. angelaufen ist. Davor sind alle notwendigen Werte zur Berechnung noch nicht vollständig. Unter „Weitere Einstellungen“ kannst Du bestimmen, wie Feiertage in der Auswertung verrechnet werden sollen. Sollte diese Option nicht auswählbar sein, musst Du zunächst den Haken bei „Mit Urlaubstagen verrechnen“ weiter oben setzen.
Häufige Fragen
Wann benötige ich einen neuen Abwesenheitstyp?
Immer dann, wenn eine neue Art von Abwesenheit in Deinem Unternehmen verwaltet werden soll, beispielsweise Sonderurlaub, Fortbildung oder unbezahlter Urlaub.
Kann ich bestehende Abwesenheitstypen nachträglich ändern?
Ja. Änderungen wirken sich auf die zukünftige Verwendung des Abwesenheitstyps aus. Damit Änderungen auch für bereits bestätigte Abwesenheiten gelten, setze diese zurück und bestätige sie erneut.
Welche Auswirkungen haben die Einstellungen für Soll- und Planstunden?
Mit diesen Einstellungen legst Du fest, wie sich eine bestätigte Abwesenheit auf den laufenden Saldo auswirkt.
Wer kann einen Abwesenheitstyp verwenden?
Das bestimmst Du über die Berechtigungen und Standardzuweisungen des jeweiligen Abwesenheitstyps.
Weitere Anleitungen
Support
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