Gehaltskräfte sind Mitarbeiter, die in jedem Monat ein festes, gleichbleibendes Gehalt bekommen, unabhängig von geleisteten Arbeitsstunden.
In Papershift können für diese Mitarbeiter automatische Abrechnungen zu einem festgelegten Zeitpunkt erstellt werden. 

Daten prüfen

Bevor Du Deinen Mitarbeitern eine automatische Abrechnung zuweisen kannst, ist es wichtig, dass alle hinterlegten Daten im Mitarbeiterprofil stimmen. Vor allem solltest Du prüfen, ob Soll-Stunden und Urlaubsansprüche richtig angelegt und bereits beantragte Abwesenheiten bestätigt oder abgelehnt sind.


Anschließend kannst Du die automatische Abrechnung erstellen.


Klicke dazu auf das Zahnrad links in der Navigation → Account-Einstellungen → Auf den Reiter "Abrechnung" → über das + neben Aktionen kannst Du nun eine neue automatische Abrechnung erstellen

Automatische Abrechnung erstellen

Vergib zunächst einen Namen.

Die oben gezeigten Einstellungen zeigen die Standardeinstellungen einer Gehaltskraft. Je nach Arbeitsverträgen können bei euch aber auch andere Einstellungen möglich sein.

Der Stichtag gibt an, an welchem Tag die Abrechnung erstellt werden soll, die nächsten beiden Felder geben an, bis zu welchem Datum die Daten in die Abrechnung einbezogen werden sollen.
Du kannst hier auch andere Daten eintragen, je nachdem, wie in Deinem Unternehmen die Abrechnung gehandhabt wird.

Der Standardfall ist Stichtag 01. mit Abrechnung 01.-31. des Vormonats.

Mit der Auswahl unter "Art der Verrechnung und Daten", kannst Du zwischen Lohn- und Gehaltsabrechnungen wechseln. Anschließend kannst Du unter "Fester Betrag in €" das entsprechende Gehalt hinterlegen.
Unter "Ausgezahlte Stunden" kannst Du die Stundenanzahl der Gehaltskraft festlegen. Wenn Du jedoch in den Mitarbeiterprofilen die Soll-Stunden hinterlegt hast, kannst Du auch den Haken setzen bei "Sollstunden auszahlen". Dann kann sich das Abrechnungsmodul die entsprechenden Daten direkt aus dem Mitarbeiterprofil ziehen. Wenn in den Arbeitsverträgen unvergütete Überstunden festgelegt sind, kannst Du diese Stunden in dem entsprechenden Feld hinterlegen.

Zum Schluss kannst Du noch festlegen, ob diese Abrechnung neuen Mitarbeitern zugeordnet werden soll, ob es die Möglichkeit geben soll, dass die letzte Abrechnung später neu berechnet werden soll und, wenn Dein Unternehmen in mehrere Standorte unterteilt ist, in welchen Standorten die Abrechnung auswählbar sein soll.

Im Reiter "Mitarbeiter" kannst Du festlegen, welcher Deiner Mitarbeiter die angelegte automatische Abrechnung zugewiesen bekommen soll.

Sollten nicht alle Mitarbeiter das selbe feste Gehalt verdienen, lege für jeden Mitarbeiter eine automatische Abrechnung an und verändere lediglich den Betrag.

Nullpunkt setzen, falls es Daten aus Vormonaten gibt

Falls es schon Zeiterfassungen des Mitarbeiters aus den Vormonaten gibt, Du also bereits schon vor Kauf des Abrechnungs-Add Ons mit Papershift gearbeitet hast, musst Du für diese Zeiten noch manuelle Abrechnungen erstellen.

Gucke dazu im Reiter "Auswertung" wann der Mitarbeiter laut "Abrechnungsbeginn" mit der Zeiterfassung in Papershift begonnen hat.

Klicke anschließend auf "Abrechnung" und filtere Dir unten den Zeitraum "Abrechnungsbeginn" bis zu dem Tag an dem ihr mit der automatischen Abrechnungen starten wollt. Zum Beispiel könnte es sein, dass ihr bereits seit dem 20.01.2018 Zeiten und Abwesenheiten erfasst, aber erst ab dem 01.04.2019 automatische Abrechnungen verwenden wollt. Dann filtere Dir 20.01.2018 bis 31.03.2019.


Gehe zum Tag vor Beginn der automatischen Abrechnung (im Beispiel den 31.03.2019) und klicke auf den grünen Button mit dem € Symbol.

Durch diesen Vorgang hast Du nun einen "Nullpunkt" geschaffen und für die kommenden Monate werden die Abrechnungen nun automatisch nach den angelegten Kriterien erstellt.

Wenn Du Fragen zu Deinem speziellen Anwendungsfall hast, dann melde Dich gerne via Telefon, Chat oder E-Mail bei uns.

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