Sollen Abwesenheitsanträge bestätigt oder eine Abwesenheit angelegt werden, so kannst Du dies innerhalb des Mitarbeiterprofils unter "Abwesenheiten" tun.

Die Abwesenheiten sind nach Datum sortiert. Werden Urlaubstage vom Jahreskontingent abgezogen, so ist das in der Spalte Urlaub vermerkt.

Der Status zeigt an ob eine Abwesenheit genehmigt (grün), abgelehnt (rot) oder noch unbearbeitet also ausstehend (orange) ist.

Der graue Button mit dem runden Pfeil hebt eine abgesagte oder bestätigte Abwesenheit auf und setzt sie auf ausstehend.

Der grüne Button mit dem Haken bestätigt die Abwesenheit sofort mit den Daten, die in der Übersicht angezeigt werden.

Der rote Button mit dem X lehnt die Abwesenheit sofort ab.

Über den blauen Button mit dem Zahnrad kann die Abwesenheit bearbeitet werden:

Oben links kann der Abwesenheitstyp geändert werden. In diesem Beispiel auf Urlaub klicken und den Abwesenheitstyp auswählen.

Soll der Zeitraum geändert werden dann bei "Beginnt am" in das Feld klicken und es öffnet sich ein Kalender, dort das richtige Datum auswählen. Bei "Endet am" ebenso.

Ist die Abwesenheit nicht ganztägig, dann den Haken entfernen und die Uhrzeit angeben.

Sollen andere Werte verrechnet werden dann den Haken setzen bei "Erzwinge Verrechnung manuell eingetragener Werte" und schließlich in den Feldern die Werte anpassen.

Soll der Vorschlag vom System übernommen werden, dann klicke auf die Haken damit sie grün werden. So übernimmt das System die Werte und überschreibt die Vorherigen.

Dieser Vorschlag wird aufgrund der Abwesenheitseinstellung in den Standort-Einstellungen gebildet.

HINWEIS: So kann eine Abwesenheit auch komplett neu Abgespeichert werden, wenn diese bereits bestätigt war. Dadurch wird die Verrechnung neu angestoßen.

Im nächsten Schritt auf Speichern klicken.

Nun wird überprüft ob eine weitere Abwesenheit in diesen Zeitraum fällt. Falls ja, kommt folgende Meldung:

Nun kann auf OK geklickt werden, dann wird die aktuelle Abwesenheit trotzdem gespeichert. Ansonsten auf Cancel klicken und die Abwesenheit ändern oder das Anlegen der Abwesenheit abbrechen.

WICHTIG: Es kann pro Tag nur eine Abwesenheit/Mitarbeiter berücksichtigt werden.

Sehr wichtig für Urlaub ist das Jahreskontingent, dies kann im Reiter Urlaube im Mitarbeiterprofil festgelegt werden. Wurde keines oder ein zu geringes festgelegt, dann erscheint diese Meldung:

Hinter der grün geschriebenen Zeile "Urlaubskontingent dieses Mitarbeiters verwalten." verbirgt sich ein Link.

Wenn Du darauf klickst, landest Du direkt im Reiter Urlaube und kannst ein Jahreskontingent anlegen.

Hat der Mitarbeiter z. B. das Kontingent schon aufgebraucht kann die Abwesenheit abgelehnt werden. Hierzu dann einfach auf Absagen klicken.

Soll die Abwesenheit genehmigt werden dann auf Bestätigen klicken.

Oben rechts kann in dem Notizfeld eine Nachricht hinterlegt werden. Ebenso ist es möglich einen Anhang hochzuladen. Wenn Du hier auf Speichern klickst ist die Nachricht gespeichert.

Du siehst dort eine Historie, wann die Abwesenheit erstellt wurde und ob der Status geändert wurde.

HINWEIS: Hast Du die Systemnachrichten aktiviert (enthalten im Pro- Paket), siehst Du in der Historie außerdem, aus welchen Schichten der Mitarbeiter ausgetragen wurde.

Im Mitarbeiterprofil können dem Mitarbeiter die Abwesenheitstypen individuell zugewiesen oder abgewählt werden. Unten bei Abwesenheitstypen auf den kleinen Stift&Zettel klicken → nun auf Auswahl → Haken setzen oder entfernen → Speichern.

ACHTUNG: Der Mitarbeiter bekommt eine Mail sobald die Abwesenheit bearbeitet wurde, z.B. bei Änderung des Datums oder Anpassung der Abwesenheitsart. Ebenso, wenn sich der Status der Abwesenheit von ausstehend zu genehmigt verändert.

Soll der Mitarbeiter keine Nachricht über die Änderung bekommen, dann kann die in den Stammdaten angegebene Mailadresse kurz abgeändert werden.

z.B. aus [email protected] wird [email protected]
Denk aber dran, die Adresse anschließend wieder zu korrigieren.

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