Zunächst muss natürlich die Kurzarbeit im Unternehmen angekündigt werden und mit den Arbeitnehmern (bzw. falls vorhanden mit dem Betriebsrat) vereinbart werden, wie und in welcher Form Kurzarbeit eintreten wird. Weitere Informationen erhältst Du auch auf der offiziellen Webseite der Agentur für Arbeit

Zeiterfassung

Die Soll-Stunden jedes Mitarbeiters bleiben auch während der Kurzarbeit bestehen, lediglich die tatsächliche Arbeitszeit (Ist-Zeit) verringert sich. Geleistete Arbeit wird dabei auch weiterhin bezahlt und kann deshalb mit Papershift erfasst werden. Ob ihr die Arbeitszeit manuell, laut Dienstplan oder über Browser/App erfasst, bleibt euch überlassen.

Zeiterfassung via Dienstplan

Wenn ihr bereits einen Dienstplan habt, dann könnt ihr dort nun die Schichten pro Tag auf den neuen Stundensatz pro Tag reduzieren.

Wie Du Schichten bearbeitest, erklären wir hier.

Wenn die Mitarbeiter unterschiedliche Tage oder Stunden pro Tag arbeiten, könnt ihr für die Mitarbeiter auch extra Schichten anlegen.

Zeiterfassung via Browser/App Stempeluhr

Wenn ihr für die Zeiterfassung die Browser Stempeluhr oder unsere App nutzt, können die Mitarbeiter wie gewohnt ihre Zeiten erfassen. Falls ihr aktuell im Homeoffice arbeitet, erklären wir Dir in diesem Artikel, wie man das in Papershift am besten regelt.

Sonderfall: Feiertag

An einem gesetzlichen Feiertag habt ihr leider keinen Anspruch auf die Erstattung des Kurzarbeitergeldes. Der Anteil der durch Kurzarbeit an einem normalen Tag erstattet werden würde, ist für den gesetzlichen Feiertag vom Arbeitgeber zu tragen. Zwar nicht in voller Höhe, aber immerhin in Höhe dessen wie hoch das Kurzarbeitergeld gewesen wäre. In Papershift erfasst ihr wie an einem normalen Tag die Zeiten (oder eben nicht, wenn ihr an Feiertagen nicht arbeitet). Der einzige Unterschied ist der, dass ihr die entfallenen Stunden nicht erstattet bekommt. Für die Abbildung im System ändert sich nichts.

WICHTIG: Wenn ihr das Abrechnungs-Addon nutzt, schreib uns gerne, wir erklären Dir dann, wie man diesen Fall abbilden kann.

Minusstunden

WICHTIG: Der Mitarbeiter macht in der Zeit seiner Kurzarbeit Minusstunden.

Durch die gesetzlichen Regelungen müssen die Mitarbeiter nach der Kurzarbeit die Minusstunden nicht nacharbeiten - auch nicht, wenn sie ein Stundenkonto haben, daher ist ein Ausgleich sehr wichtig.

Wenn ein Mitarbeiter z. B. einen 40 Stunden Vertrag hat und aufgrund der aktuellen Lage nur 20 Stunden arbeitet, baut er damit seine Überstunden ab bzw. geht ins Minus. An jedem Monatsende werden die Stunden an die Agentur für Arbeit gemeldet, anschließend führst Du einen Ausgleich für die Minusstunden aus. Damit ist das Stundenkonto des Mitarbeiters wieder bei 0 Stunden.

Wenn es im nächsten Monat dann doch einmal 22 Stunden Arbeit die Woche anfallen und entsprechend nur 18 Stunden ausfallen, werden diese 18 Stunden per Ausgleich eingetragen. Das bedeutet auch, dass es nicht möglich ist Überstunden während der Kurzarbeit aufzubauen.

100 % Kurzarbeit

Wenn ein Mitarbeiter zu 100 Prozent in Kurzarbeit ist, werden gar keine Zeiten erfasst und Du nimmst einen Ausgleich am Monatsende in Höhe der Soll-Stunden vor.

Krankheit während Kurzarbeit

Krankheiten während der Kurzarbeit müssen angepasst werden

Meldet sich ein Mitarbeiter während seiner Kurzarbeit krank, legt er wie gewohnt eine Abwesenheit an. Nun musst Du prüfen wie viele Stunden der Mitarbeiter laut seiner Kurzarbeit aktuell leisten müsste. Im Abwesenheitsformular klicken wir also auf "Erzwinge manuell eingetragene Werte" und tragen bei Stunden den aktuellen Wert ein, den der Mitarbeiter laut Kurzarbeit bekommt. (Beispielsweise statt 8 Stunden nur 4 Stunden bei einer 50 % Kurzarbeit)

Stunden an die Agentur für Arbeit melden

Du kannst einen Zeiterfassungsexport machen, der auflistet, wie viele Stunden die einzelnen Mitarbeiter tatsächlich geleistet haben.

Zeiterfassungen exportieren

Klicke auf die Uhr links in der Leiste (Zeiterfassung) → Filtere Dir oben rechts den gewünschten Zeitraum → klicke auf Exporte → wähle den gewünschten Export

Ein Zeiterfassungsexport hilft beim Ausfüllen der Anträge

Eine Alternative dazu ist ein Export der Auswertung. In diesem Export sehen wir die Soll-, Ist- und Abwesend-Stunden. Das ist besonders wichtig, wenn der Mitarbeiter krank oder im Urlaub war während der Kurzarbeit.

Auswertung exportieren

Im Auswertungsexport werden auch Abwesenheiten aufgelistet

Klicke auf das Krawattenmännchen (Mitarbeiter) links in der Leiste → wähle einen Mitarbeiter → gehe auf Auswertung → Filtere Dir den Zeitraum, den Du exportieren möchtest → Export

Alle erforderlichen Daten tragt ihr dann monatlich in das Formular der Arbeitsagentur ein.

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