Kurzarbeit in Papershift abbilden

So dokumentierst Du Kurzarbeit und Abweichungen von der Soll-Arbeitszeit im System.

Kurzarbeit einführen

Bevor Kurzarbeit in Papershift abgebildet wird, muss sie im Unternehmen angekündigt und vereinbart werden – entweder mit den Arbeitnehmern direkt oder mit dem Betriebsrat. Weitere Informationen findest Du auf der offiziellen Seite der Agentur für Arbeit.

Zeiterfassung während der Kurzarbeit

Soll- und Ist-Zeiten

Die Soll-Stunden der Mitarbeiter bleiben auch während der Kurzarbeit bestehen. Die tatsächlich geleistete Arbeitszeit (Ist-Zeit) wird entsprechend verringert und erfasst.

Zeiterfassung via Dienstplan

Wenn ein Dienstplan verwendet wird, können Schichten für die Kurzarbeit angepasst werden. Reduziere die Stundenzahl oder lege separate Schichten für unterschiedliche Arbeitszeiten an. Wie Du Schichten bearbeitest, erklären wir in diesem Artikel.

Zeiterfassung via Browser oder App

Nutzen Mitarbeiter die Browser-Stempeluhr oder die App, erfassen sie ihre Zeiten wie gewohnt. Falls Ihr im Homeoffice arbeitet, gibt es hier eine Anleitung zur Zeiterfassung im Homeoffice.

Besonderheiten und Sonderfälle

Feiertage während Kurzarbeit

An Feiertagen erstattet die Agentur für Arbeit kein Kurzarbeitergeld. Der Arbeitgeber trägt die Kosten anteilig. In Papershift werden Feiertage wie reguläre Tage erfasst, allerdings ohne Erstattung der entfallenen Stunden.

Minusstunden und Ausgleich

Mitarbeiter in Kurzarbeit machen Minusstunden, die sie gesetzlich nicht nacharbeiten müssen. Durch einen monatlichen Ausgleich kannst Du sicherstellen, dass das Stundenkonto bei Null bleibt.

Beispiel:

Ein Mitarbeiter mit einem 40-Stunden-Vertrag arbeitet 20 Stunden. Am Monatsende führst Du einen Ausgleich für die fehlenden 20 Stunden durch.

Ist ein Mitarbeiter zu 100 % in Kurzarbeit, wird ebenfalls ein Ausgleich in Höhe der Soll-Stunden vorgenommen.

Krankheit während der Kurzarbeit

Erfasst ein Mitarbeiter eine Abwesenheit aufgrund von Krankheit, passt Du die verrechneten Stunden manuell an:

Öffne das Abwesenheitsformular und aktiviere „Erzwinge manuell eingetragene Werte“.
Trage die Stunden ein, die der Mitarbeiter laut Kurzarbeit aktuell leisten würde (z. B. 4 statt 8 Stunden bei 50 % Kurzarbeit).

Datenexport und Meldung an die Arbeitsagentur

Du kannst sowohl Zeiterfassungen als auch Auswertungen exportieren, um die benötigten Daten für die Agentur für Arbeit zusammenzustellen.

Zeiterfassungen exportieren

Klicke auf „Zeiterfassung“ (Uhr-Symbol) in der linken Navigation.
Filtere den gewünschten Zeitraum.
Wähle „Exporte“ → gewünschten Export auswählen.

Auswertungen exportieren

Öffne das Mitarbeiterprofil über das Krawattenmännchen.
Gehe auf den Reiter „Auswertung“.
Filtere den gewünschten Zeitraum.
Klicke auf „Export“.

Füge die Daten anschließend in das Formular der Agentur für Arbeit ein.

Kontakt bei Fragen

Falls Du weitere Fragen oder spezielle Anforderungen hast, kontaktiere unser Support-Team über den Chat-Button in Deinem Papershift-Account – wir helfen Dir gerne weiter.